Muốn có vườn, thì phải có người làm vườn.
R oger: Thời gian trước đây, một người bạn của tôi – một nhà tư vấn kinh doanh – chuyển đến ngôi nhà mới của mình. Anh ta quyết định thuê một người quen đến bài trí phong cảnh sân vườn cho mình. Cô ấy có bằng tiến sĩ về kỹ thuật làm vườn và là một người rất thông minh và hiểu biết.
Người bạn của tôi nuôi tham vọng lớn cho mảnh vườn này, và vì rất bận rộn và hay đi công tác vắng nên anh ta lưu ý cô làm thế nào để cái vườn hoa này ít cần sự chăm sóc của anh ta nhất hoặc không cần đến càng tốt. Anh nêu ra sự cần thiết dứt khoát phải có máy phun nước tự động và các dụng cụ tiết kiệm lao động khác. Anh ta luôn tìm cách cắt giảm thời gian dành cho việc chăm sóc mảnh vườn của mình.
Cuối cùng, cô bạn tiến sĩ thông minh đành phải ngăn anh lại và nói:“Fred ạ, tôi hiểu điều anh đang nói. Nhưng có một điều anh cần giải quyết trước khi chúng ta bàn tiếp. “Nếu anh muốn có vườn, thì phải có người làm vườn”.
Hầu hết chúng ta nghĩ rằng sẽ là một điều tuyệt vời nếu chúng ta chỉ cần đưa mảnh vườn của mình – hay cuộc sống của mình – vào máy tự động và bằng cách nào đó có được kết quả cuộc sống có chất lượng.
Nhưng cuộc sống không vận hành theo cách đó. Chúng ta không thể chỉ tung ra vài hạt giống, rồi bỏ đi làm điều khác để rồi sau đó quay lại và mong thấy được một mảnh vườn tươi tốt chuẩn bị mang đến một mùa bội thu với các sản phẩm như hạt đậu, bắp, khoai tây, cà rốt, đậu Hà Lan... Điều đó đòi hỏi quá trình nuôi dưỡng liên tục và cẩn thận: Chúng ta cần phải tưới cây, chăm sóc, nhổ cỏ dại một cách đều đặn nếu chúng ta muốn có một mùa thu hoạch.
Dù thế nào thì cuộc sống của chúng ta vẫn tiếp diễn. Mọi thứ rồi sẽ lớn lên. Nhưng sự khác nhau giữa sự tham gia tích cực của chúng ta như một người làm vườn và sự bỏ bê chính là sự khác nhau giữa một cái vườn đẹp đẽ tốt tươi và một đám cỏ dại.
Chương này trình bày quy trình làm vườn. Nó sẽ xác định cái gì là quan trọng và cái gì cần sự tập trung nỗ lực của chúng ta. Đó là việc áp dụng mô thức tầm quan trọng để nuôi dưỡng chất lượng cuộc sống. Chỉ cần bạn dành 30 phút mỗi tuần cho hoạt động này, bạn sẽ thấy nó có tác động đáng kinh ngạc. Và dù chất lượng cuộc sống hiện tại của bạn như thế nào, quy trình Phần tư thứ II cũng sẽ giúp tạo ra kết quả có ý nghĩa.
Theo một ý nghĩa nào đó, quy trình này là một biện pháp cấp cứu để xử lý vấn đề thói quen khẩn cấp. Nếu bạn không có dịp để suy nghĩ sâu sắc về các nhu cầu và nguyên tắc trong cuộc sống của mình và về cơ bản bạn hành động xuất phát từ mô thức khẩn cấp, nó sẽ giúp bạn bắt đầu chuyển ngay từ tư duy khẩn cấp sang tư duy quan trọng. Bạn cứ đi theo quy trình, nó sẽ giúp bạn hành động trên cơ sở tầm quan trọng thay vì phản ứng theo cảm xúc hay hoàn cảnh.
Quy trình này cũng cho phép bạn biến tuyên ngôn sứ mệnh thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Từ sứ mệnh cho đến từng giây phút, nó làm tăng sức mạnh cho bạn để sống với sự chính trực và ưu tiên cho điều quan trọng nhất một cách cân bằng và dựa vào nguyên tắc.
Khi đi vào từng bước của quy trình, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét chúng kỹ càng. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiếu công việc (worksheet) dưới đây để tổ chức công việc tuần tới theo quy trình sáu bước được trình bày sau đó.
Các mẫu phiếu chúng tôi sử dụng trong chương này là bộ phận của một hệ thống tổ chức mà chúng tôi đã xây dựng dựa vào Phần tư thứ II. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng hệ thống này không phải là “chiếc đũa thần”. Hệ thống này được lập ra để nâng cao hiệu quả của quy trình tổ chức Phần tư thứ II. Bạn có thể xây dựng hệ thống tương tự dựa trên cơ sở bản kế hoạch hàng ngày, lập trên máy vi tính, trong cuốn sổ tay, hay thậm chí trên giấy lau tay. Điều quan trọng là cần bảo đảm rằng bất cứ hệ thống nào bạn dùng phải phù hợp với điều bạn đang muốn làm. Một hệ thống tập trung vào việc ưu tiên cho các hoạt động khẩn cấp thuộc các Phần tư I và thứ III sẽ ngăn cản nỗ lực của bạn muốn chuyển vào Phần tư thứ II.
Phiếu công việc hàng tuần
Khi bạn nhìn vào phiếu công việc hàng tuần ở trang sau, bạn sẽ nhận thấy nó khác với hầu hết các công cụ lập kế hoạch ở chỗ các trang của nó lấy theo hàng tuần chứ không phải hàng ngày.
Việc lập kế hoạch hàng ngày khiến chúng ta có một cách nhìn bị hạn chế. Nó quá “gần” đến nỗi làm chúng ta thường phải tập trung vào cái gì nằm ngay trước mặt. Tính khẩn cấp và hiệu suất công việc sẽ chiếm chỗ của tầm quan trọng và tính hiệu quả. Ngược lại, lập kế hoạch theo tuần cho ta bối cảnh rộng hơn về điều chúng ta định làm. Bức tranh ấy có tính toàn cảnh hơn và cho phép chúng ta nhìn các vấn đề đúng với vai trò của nó trong thực tế. Các hoạt động trong ngày sẽ có phạm vi thích hợp hơn khi nhìn nó trong bối cảnh của cả một tuần lễ.
Bước 1: Kết nối với tầm nhìn và sứ mệnh của bạn
Khi bắt đầu tổ chức công việc cho tuần tới, bước đầu tiên là bạn hãy kết nối nó với điều quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn. Bối cảnh sẽ đem lại ý nghĩa. Hãy nhìn bức tranh lớn – bạn quan tâm điều gì, cái gì làm cho cuộc sống của bạn từng giây từng phút trở nên có ý nghĩa. Chìa khóa cho sự kết nối này nằm ở sự sáng tỏ trong tầm nhìn của bạn về các câu hỏi sau:
• Điều gì là quan trọng nhất đối với bạn?
• Điều gì làm cho cuộc sống của bạn có ý nghĩa?
• Bạn muốn trở thành con người như thế nào và làm gì trong cuộc đời mình?
Nhiều người đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi này bằng văn bản dưới dạng quyết tâm thư hay tuyên ngôn sứ mệnh cá nhân. Những bản tuyên ngôn như thế nêu ra các mục tiêu (bạn muốn trở thành con người như thế nào và bạn muốn làm gì trong cuộc sống) và các nguyên tắc làm chỗ dựa để thực hiện các mục tiêu đó. Việc làm rõ các vấn đề này là rất quan trọng vì nó có ảnh hưởng đến mọi thứ khác – mục tiêu đặt ra, các quyết định, các mô thức, cách sử dụng thời gian của bạn. Trở lại phép ẩn dụ về cái thang, một tuyên ngôn sứ mệnh cá nhân cung cấp các tiêu chí cơ bản để quyết định đâu là bức tường bạn muốn bắc cái thang của bạn lên đó.
Vì điều này rất quan trọng, nên nó hiển nhiên là bước thứ nhất trong quy trình Phần tư thứ II. Nếu sứ mệnh của bạn bao gồm những điều như là sự tăng trưởng cá nhân, quan tâm đến gia đình, chất lượng cuộc sống, hay các phạm vi cống hiến, thì việc rà soát lại chúng sẽ củng cố “những điều quan trọng nhất” trong tâm trí của bạn. Nó sẽ tạo ra khuôn khổ mạnh mẽ cho việc ra quyết định trong các bước tiếp theo.
Trong Chương 5, chúng ta sẽ đi sâu vào lĩnh vực tầm nhìn và sứ mệnh cá nhân. Chúng ta sẽ xem xét bằng cách nào bạn có thể lập ra bản tuyên ngôn sứ mệnh để có kết quả là một cuộc sống có chất lượng và tạo ra niềm đam mê cho cuộc sống.
Nếu lúc này bạn chưa có bản tuyên ngôn sứ mệnh, bạn có thể cảm nhận được điều gì quan trọng đối với bạn bằng cách làm một trong những việc sau:
• Liệt kê ra từ 3-4 điều mà bạn cho là “những điều quan trọng nhất” trong cuộc sống của bạn.
• Xem xét những điều bạn cho là mục tiêu dài hạn của mình.
• Hãy nghĩ về các mối quan hệ quan trọng nhất trong cuộc đời bạn.
• Hãy nghĩ về những cống hiến mà bạn muốn thực hiện.
• Khẳng định lại những cảm nhận bạn muốn có trong cuộc sống – sự yên bình, tin tưởng, hạnh phúc, sự cống hiến, ý nghĩa cuộc sống.
• Hãy tưởng tượng bạn sẽ sử dụng thời gian trong tuần này như thế nào, giả sử trong trường hợp bạn biết mình chỉ còn sống được sáu tháng nữa.
Xem xét tác động của bản tuyên ngôn sứ mệnh cá nhân bằng cách nêu ra các câu hỏi sau đây:
• Một tầm nhìn rõ ràng về các nguyên tắc, giá trị và các mục đích tối thượng sẽ tạo sự khác biệt gì đến cách sử dụng thời gian của tôi?
• Cảm nhận về cuộc sống của tôi sẽ như thế nào nếu tôi biết điều gì là quan trọng nhất đối với tôi?
• Bản tuyên ngôn về mục đích cuộc sống có đáng quý đối với tôi? Liệu nó có tác động đến cách sử dụng thời gian và sức lực của tôi?
• Sự kết nối hàng tuần với một tuyên ngôn như vậy có tác động như thế nào đến việc lựa chọn công việc tôi sẽ làm trong tuần?
Nếu bạn đã có một tuyên ngôn sứ mệnh, thì hãy rà soát nó lại ngay bây giờ - trước khi bạn quyết định cách sử dụng thời gian của mình trong bảy ngày tới. Kết nối chúng với những điều quan trọng nhất đối với bạn. Nếu bạn chưa có bản tuyên ngôn sứ mệnh, hãy dành thời gian kết nối với cái la bàn nội tâm của bạn và suy nghĩ về điều thực sự quan trọng nhất trong cuộc sống của mình.
Bước 2 : Nhận diện các vai trò
Chúng ta sống cuộc sống của mình thông qua các vai trò – không phải theo nghĩa là đóng vai trò, mà là theo cái nghĩa các nghĩa vụ thật sự mà chúng ta lựa chọn. Chúng ta có thể có các vai trò quan trọng tại nơi làm việc, trong gia đình, trong cộng đồng hay tại nơi khác trong cuộc sống. Vai trò thể hiện trách nhiệm, mối quan hệ và các lĩnh vực cống hiến.
Phần lớn những nỗi buồn phiền trong cuộc sống của chúng ta xuất phát từ ý nghĩ rằng việc hoàn thành vai trò này là có hại cho việc thực hiện vai trò khác, có thể là quan trọng hơn. Chúng ta có thể hoàn thành rất tốt công việc của một phó chủ tịch công ty, nhưng lại không làm tốt vai trò của người cha hay người chồng. Chúng ta có thể thành công trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, nhưng lại không thỏa mãn được nhu cầu phát triển và trưởng thành của cá nhân mình.
Một sự sắp đặt rõ ràng các vai trò sẽ cho chúng ta một khuôn khổ tự nhiên để tạo ra trật tự và sự cân bằng. Nếu bạn có bản tuyên ngôn sứ mệnh, bạn sẽ thực hiện các vai trò của mình xuất phát từ đó. Sự cân bằng các vai trò không chỉ có nghĩa đơn giản là bạn đang dành thời gian cho mỗi vai trò, mà là những vai trò này phối hợp với nhau để hoàn thành sứ mệnh của bạn.
Chúng ta sẽ xem xét kỹ các vai trò và sự cân bằng giữa chúng trong Chương 6. Ở đây chúng tôi chỉ nêu ra các vai trò cần chú ý mà bạn cảm thấy thoải mái. Thoạt tiên bạn không cần quá bận tâm vào việc làm “đúng” các vai trò này. Có thể phải mất vài tuần trước khi bạn cảm thấy làm chủ được nhiều mặt của cuộc sống một cách hữu hiệu. Cũng không có cách cố định nào để thực hiện việc này – người khác cùng làm một công việc giống như bạn nhưng lại xác định vai trò của họ hoàn toàn khác. Ngoài ra, các vai trò của bạn có thể thay đổi theo thời gian. Bạn có thể thay đổi việc làm, tham gia vào một câu lạc bộ, lập gia đình, hoặc làm cha/mẹ hoặc có cháu nội/ngoại.
Bạn có thể xác định vai trò của bạn trong gia đình đơn giản chỉ là một “thành viên trong gia đình”. Hoặc bạn có thể chia nó thành hai vai trò, “người chồng” và “người cha”, hay “người vợ” và “người mẹ”, “con gái” và “chị gái”. Một số lĩnh vực của cuộc sống, như việc làm của bạn, có thể bao gồm nhiều vai trò: vai trò quản lý hành chính, vai trò tiếp thị, vai trò quản lý nhân sự, vai trò xây dựng kế hoạch lâu dài... Bạn cũng có thể muốn có một vai trò phản ánh sự phát triển cá nhân của bạn.
Một trưởng phòng phát triển sản phẩm có thể xác định vai trò của anh như sau:
Một người kinh doanh lẻ bất động sản bán thời gian có thể liệt kê các vai trò của mình như sau:
Do các nghiên cứu chứng minh rằng việc quản lý nhiều hơn bảy loại công việc sẽ làm giảm hiệu quả trí tuệ, nên chúng tôi khuyên bạn nên liên kết các chức năng lại, chẳng hạn hành chính/tài chính hay nhân sự/xây dựng nhóm để giữ tổng số vai trò luôn không quá 7. Điều này sẽ giúp cho việc tổ chức lao động trí óc xung quanh các vai trò này. Mặt khác, bạn không nhất thiết phải có đủ cả 7 vai trò này. Nếu bạn chỉ nhận diện được 5- 6 vai trò thôi cũng được. Con số 7 chỉ là thể hiện giới hạn trên của quá trình hoạt động trí tuệ có hiệu quả.
Việc nhận diện các vai trò đem lại cảm giác về sự trọn vẹn của chất lượng cuộc sống – cuộc sống không chỉ có công việc, gia đình, hay mối quan hệ riêng, mà là tổng hợp tất cả các mặt này cộng lại. Việc nhận diện các vai trò cũng làm nổi bật các lĩnh vực hoạt động “quan trọng nhưng không khẩn cấp” vẫn thường hay bị xem nhẹ.
Ngoài các vai trò mà bạn đã nhận diện, chúng tôi muốn nêu ra một vai trò riêng và rất quan trọng khác gọi là “mài sắc lưỡi cưa”. Chúng tôi đề cập đến vai trò này riêng rẽ vì hai lý do: 1) nó là vai trò mà ai cũng có, và 2) nó rất quan trọng cho sự thành công ở tất cả các vai trò khác. Bạn sẽ nhận thấy vai trò này được thể hiện ở góc phía trên bên trái của phiếu công việc hàng tuần.
Thuật ngữ “mài sắc lưỡi cưa” là một ẩn dụ mô tả công sức chúng ta bỏ vào việc nâng cao năng lực bản thân trong bốn lĩnh vực cơ bản – thể chất, xã hội, trí tuệ, và tinh thần. Chúng ta thường quá bận rộn cho việc “cưa” (tạo ra các kết quả) đến nỗi quên mất “mài sắc lưỡi cưa” của mình (duy trì hoặc nâng cao năng lực để tạo ra kết quả tốt hơn trong tương lai). Chúng ta có thể xem nhẹ luyện tập thân thể (lĩnh vực thể chất), hay không phát triển các mối quan hệ then chốt (lĩnh vực xã hội/tình cảm). Chúng ta có thể không rõ điều gì là quan trọng và có ý nghĩa đối với chúng ta (lĩnh vực tinh thần). Nếu chúng ta không rèn giũa năng lực cá nhân trong các lĩnh vực này, thì năng lực của chúng ta sẽ dần bị “cùn” đi và chúng ta không còn giữ được sự cân bằng nữa. Chúng ta sẽ không thể tiến lên phía trước một cách hiệu quả trong việc thực hiện các vai trò khác của mình.
Chúng ta thường nghe nhiều câu chuyện về các vận động viên Olympic, những người bỏ ra nhiều năm để luyện tập và chuẩn bị cho cuộc thi đấu của mình. Họ diễn tập trong tâm trí các bài thi đấu, hình dung nhiều lần các chi tiết sẽ được thực hiện. Họ cố gắng tạo ra cho mình sức mạnh để có thể thi đấu thành công. Những vận động viên này không thể chỉ luyện tập qua loa lúc nào thấy thuận tiện hay dễ dàng và mong trở thành người chiến thắng. Chúng ta cũng không thể mong đợi có được năng lực để tạo ra cuộc sống mỹ mãn mà không cần chăm sóc và rèn luyện các nguồn sức mạnh trong cuộc sống của chúng ta.
Bạn có thể cho rằng “vai trò” mài sắc lưỡi cưa này trùng lắp với vai trò phát triển cá nhân mà bạn đã nhận diện. Điều này không thành vấn đề. Một số người sử dụng vai trò “mài sắc lưỡi cưa” của họ cho việc tổ chức các hoạt động “đầu tư” hàng tuần như là luyện tập thể dục hàng ngày hay đọc sách, và dùng một trong các vai trò khác cho các vấn đề dài hạn như là lập kế hoạch nghề nghiệp hay học thêm. Điều quan trọng là bạn hãy sắp xếp sao cho nó đem kết quả tốt nhất cho bạn.
Một điều cũng quan trọng là nhận ra rằng các vai trò này không phải là những “phòng chức năng” riêng biệt trong cuộc sống. Chúng tạo ra một tổng thể có sự liên hệ lẫn nhau. Nhờ nhận diện các vai trò của mình, bạn sẽ tránh được việc chia cuộc sống của mình thành nhiều phần nhỏ và nhét nó vào từng ô nhỏ trong bản kế hoạch làm việc. Bạn sẽ tạo ra nhiều cách nhìn để từ đó xem xét cuộc sống của mình nhằm bảo đảm sự cân bằng và hài hòa.
Bây giờ bạn hãy xem xét các câu hỏi sau:
• Bạn có nhận ra rằng bạn thường bị lôi kéo sâu vào một hoặc hai vai trò nào đó trong cuộc sống mà không chú ý dành thời gian cho các vai trò khác mà bạn muốn làm?
• Có bao nhiêu điều mà bạn cho là quan trọng lại không nằm trong các vai trò chiếm nhiều thời gian và sự chú ý của bạn?
• Có phải những vai trò mà bạn lựa chọn có sự phối hợp nhau, giúp cho việc hoàn thành sứ mệnh của bạn?
• Việc xem xét các vai trò này hàng tuần và bảo đảm rằng các hoạt động của bạn có sự cân bằng thích hợp sẽ tạo ra sự khác biệt nào đối với chất lượng cuộc sống của bạn?
Chúng ta sẽ bàn đến các vấn đề này và các vấn đề khác liên quan đến vai trò ở Chương 6.
Bước 3: Lựa chọn mục tiêu Phần tư thứ II cho từng vai trò
Với khuôn khổ các vai trò đã được nhận diện, bạn hãy tự hỏi:
Điều gì là quan trọng nhất cần làm trong tuần cho từng vai trò để tạo tác động tích cực nhất?
Khi dừng lại để suy nghĩ về câu hỏi này, bạn hãy dùng đến cả khối óc và con tim của mình. Bạn nghĩ điều gì sẽ tạo sự khác biệt ở mỗi vai trò? Vai trò người chồng/người vợ của bạn? Vai trò là một người bạn? Vai trò làm cha/mẹ? Vai trò là một nhân viên? Khi bạn xem xét những hoạt động quan trọng nhất ở từng vai trò, bạn hãy sử dụng cái la bàn của mình thay vì chiếc đồng hồ. Hãy lắng nghe tiếng nói của lương tâm mình. Hãy tập trung vào tầm quan trọng thay vì tính khẩn cấp.
Nếu một trong các vai trò của bạn liên quan đến sự phát triển cá nhân, các mục tiêu của bạn cần bao gồm những điều như lập kế hoạch dành thời gian cho bản thân, làm bản tuyên ngôn sứ mệnh, hay thu thập thông tin về phương pháp đọc sách nhanh. Nếu bạn là cha/mẹ, mục tiêu của bạn có thể là dành thời gian sinh hoạt, chơi đùa với con cái. Nếu bạn đã kết hôn, bạn có thể dành thời gian đi chơi với vợ/chồng của bạn. Các mục tiêu liên quan đến công việc có thể bao gồm dành thời gian cho việc lập kế hoạch dài hạn, hướng dẫn cho một đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn, đi thăm khách hàng, hay chia sẻ ý kiến với sếp của bạn.
Trong lĩnh vực “mài sắc lưỡi cưa”, các mục tiêu thể chất có thể bao gồm tập thể dục thường xuyên hay có chế độ ăn kiêng thích hợp. Trong lĩnh vực tinh thần, bạn có thể chọn thiền định, cầu kinh, hay nghiên cứu các sách báo truyền cảm hứng. Trong lĩnh vực trí tuệ, bạn có thể đặt mục tiêu tham gia một lớp học hay theo đuổi chương trình đọc sách của bạn. Đối với việc phát triển quan hệ xã hội, bạn có thể chú ý đến các nguyên tắc tương thuộc có hiệu quả như là biết lắng nghe và thấu hiểu, trung thực, hay sự yêu thương vô điều kiện. Bí quyết là không ngừng làm bất cứ điều gì nhằm tăng cường sức mạnh và năng lực của bạn để sống, yêu thương, học tập và để lại một di sản. Bỏ ra mỗi ngày một giờ để “mài sắc lưỡi cưa” sẽ tạo ra “thắng lợi riêng” dẫn đến các thắng lợi chung.
Bạn nên hiểu rằng mình có thể đặt ra nhiều mục tiêu cho từng vai trò của bản thân. Nhưng trước hết, bạn nên giới hạn trong phạm vi 1-2 mục tiêu quan trọng nhất. Bạn có thể cảm thấy, dựa vào cái la bàn nội tâm của mình, rằng bạn không thể nào đặt ra các mục tiêu cho mọi vai trò chỉ trong thời gian một tuần. Quy trình Phần tư thứ II cho phép sự linh hoạt và khuyến khích bạn sử dụng cái la bàn của mình để xác định cái nào là quan trọng để bạn thực hiện trước. Trong Chương 7, chúng ta sẽ xem xét cách đưa ra những lựa chọn này.
Hãy viết ra các mục tiêu của bạn trong cột “mục tiêu” hay trong phiếu công việc hàng tuần của bạn.
Nếu đã cẩn thận cân nhắc, các mục tiêu của bạn sẽ thể hiện các hoạt động mà bạn cảm thấy thực sự quan trọng cho việc hoàn thành các vai trò của bạn.
Bây giờ hãy tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau:
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi làm những việc này trong tuần tới?
• Tôi sẽ cảm thấy như thế nào về chất lượng cuộc sống của mình?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi chỉ làm một số điều trong số đó?
• Liệu điều đó có tạo ra sự khác biệt tích cực trong cuộc sống của tôi?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi làm điều này hàng tuần?
• Liệu khi đó tôi sẽ làm việc hiệu quả hơn bây giờ?
Bước 4: Tạo quy chuẩn cho quyết định hàng tuần
Việc biến các mục tiêu có sức bật cao của Phần tư thứ II thành kế hoạch hành động đòi hỏi có một khuôn khổ ra quyết định có hiệu quả trong suốt cả tuần. Hầu hết mọi người không ngừng cố gắng tìm ra thời gian cho các hoạt động “quan trọng” trong lịch làm việc đã quá tải của các Phần tư thứ I và thứ III. Họ xoay xở, giao phó, đình trệ công việc – tất cả nhằm hy vọng tìm ra thời gian cho những điều quan trọng nhất. Tuy nhiên, bí quyết không phải là ở chỗ ưu tiên hóa kế hoạch làm việc, mà là lập kế hoạch cho các ưu tiên của bạn.
Một phụ tá của chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm sau:
Có lần, tôi tham dự một khóa học về vấn đề sử dụng thời gian. Khi đang thuyết trình, giảng viên dừng lại và nói: “Được rồi, bây giờ là lúc ra câu đố”. Rồi ông cúi xuống bàn và kéo ra một cái bình 5 lít có miệng rộng. Ông đặt cái bình lên bàn bên cạnh một cái đĩa to trên đó có một số viên đá bằng nắm tay. Ông hỏi: “Theo các bạn, chúng ta có thể cho bao nhiêu viên đá này vào cái bình?”.
Sau khi chúng tôi đưa ra các dự đoán của mình, ông nói: “Được rồi, chúng ta thử xem là bao nhiêu?”. Thế rồi ông lần lượt cho các viên đá vào bình, hết viên này đến viên khác. Cuối cùng thì cái bình cũng đầy và ông quay lại hỏi cả lớp: “Cái bình đã đầy chưa?”.
Mọi người nhìn vào cái bình rồi nói: “Đầy rồi ạ”.
Ông kêu lên,“Thế hả!”. Rồi ông cúi xuống bàn và kéo ra một rổ đựng sỏi, và đổ sỏi vào bình và lắc cho các viên sỏi chui vào các kẽ hở giữa các viên đá. Thế rồi ông mỉm cười và hỏi: “Bây giờ đầy thật chưa?”.
Đến lúc này chúng tôi không bị mắc lừa nữa. “Có lẽ là không”, nhiều người lên tiếng.
“Tốt”, ông mỉm cười rồi lại cúi xuống bàn lấy ra một túi cát. Sau đó ông bắt đầu rắc cát vào các kẽ hở nhỏ giữa các viên đá và sỏi. Một lần nữa ông ta nhìn chúng tôi và hỏi: “Bây giờ cái bình đã đầy chưa nào?”.
“Không”, chúng tôi kêu lên.
“Tốt lắm”, ông nói và cầm một ca nước đổ vào cái bình đó, khoảng hơn một lít nước. Rồi ông hỏi chúng tôi: “Vậy, vấn đề ở đây là gì?”.
Ai đó trả lời: “Ở đây có các khe hở, và nếu chúng ta thực sự cố gắng, chúng ta sẽ luôn luôn làm được nhiều việc hơn trong cuộc sống của mình”.
“Không phải vậy”, ông nói, “đó không phải là vấn đề. Vấn đề là: nếu các bạn không đặt các viên đá lớn vào trước tiên, liệu các bạn có thể cho thêm vào được nữa không?”.
Với mô thức “càng nhiều càng tốt”, chúng ta luôn tìm cách có thật nhiều hoạt động trong cùng một khoảng thời gian. Nhưng việc chúng ta làm nhiều sẽ có ý nghĩa gì, nếu những việc làm đó không phải là những điều quan trọng nhất?
Các mục tiêu của Phần tư thứ II cũng giống như “những viên đá” trong ví dụ trên. Nếu chúng ta đưa các hoạt động khác – nước, cát và sỏi – vào trước, rồi sau đó tìm cách cho viên đá vào, thì không những các thứ này không ăn khớp vào nhau mà còn trở nên lộn xộn, rối tung.
Nhưng nếu chúng ta biết cái nào là viên đá lớn và đặt chúng vào trước, chúng ta sẽ không khỏi ngạc nhiên về số lượng mà ta có thể đặt vào – và về mức độ lấp kín các kẽ hở của cát, sỏi và nước. Bất kể có những thứ gì khác có thể đưa thêm vào, thì điều mấu chốt là những viên đá lớn – các mục tiêu Phần tư thứ II của chúng ta – được ưu tiên trước. (Xem minh họa trên trang 148).
Khi bạn nhìn vào phiếu công việc hàng tuần của mình, trong đó các mục tiêu Phần tư thứ II được đặt vào đúng chỗ của nó, bạn sẽ thấy rằng có hai loại khu vực dành cho mỗi ngày. Khu vực thứ nhất được chia thành các giờ cho các cuộc hẹn cụ thể, khu vực còn lại dành cho các ưu tiên trong ngày. Để lên lịch làm việc cho các mục tiêu trong Phần tư thứ II, thì hoặc là bạn định ra thời gian cụ thể trong ngày để thực hiên mục tiêu, hoặc là liệt kê danh sách ưu tiên cho mỗi ngày (xem trang 150).
Thông thường, một cuộc hẹn cụ thể là công việc dễ được thực hiện nhất. Bạn có thể nhận thấy các mục tiêu quan trọng nhất của bạn trong tuần bao gồm làm kế hoạch dài hạn, luyện tập thể thao, và chuẩn bị cho một dự án lớn. Hãy lên lịch các cuộc hẹn với chính mình để thực hiện các mục tiêu này, và coi cuộc hẹn với bản thân cũng quan trọng như cuộc hẹn với người khác. Hãy lập kế hoạch dựa vào các mục tiêu ấy. Chuyển những hoạt động và yêu cầu khác đến các khoảng thời gian khác. Nếu cuộc hẹn đó cần phải thay đổi, hãy điều chỉnh lại kế hoạch ngay. Dành sự xem xét như nhau cho chính mình và cho người khác.
Trong một số trường hợp, có thể sẽ có hiệu quả cao hơn nếu không điều chỉnh lại mục tiêu tại một giờ nhất định trong ngày, mà liệt kê nó như một ưu tiên. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là cải thiện quan hệ cha con với cô con gái vị thành niên, điều quan trọng là cần nhận thấy cơ hội không phải xuất hiện vào thời gian định trước. Thay vì lập kế hoạch một hoạt động cụ thể trong tuần, bạn sẽ thấy có hiệu quả hơn nếu viết tên con bé lên đầu danh sách “các ưu tiên khác” và chờ dịp thuận lợi cho cuộc gặp. Nếu bạn định làm điều này vào thứ hai và không có gì tiến triển, hãy vẽ mũi tên chuyển dòng đó sang ngày thứ ba. Nếu thứ ba không xảy ra thì kéo sang thứ tư. Bằng cách này, sự ưu tiên luôn nằm trong đầu bạn. Bạn chỉ chờ cơ hội thuận lợi. Và bạn sẽ thấy điều gì sẽ xảy ra trong tuần về vấn đề này.
Rồi đến buổi tối thứ tư, khi bạn đang ngồi đọc báo thì cô con gái bước vào muốn nói chuyện, bạn dễ dàng gạt tờ báo sang một bên - chứ không phải con gái mình.
Tất nhiên, những hoạt động cụ thể với con cái của bạn cũng rất quý giá. Đó thường là những giờ phút đi bơi thuyền hay xem phim cùng nhau, tạo cơ hội cho những cuộc nói chuyện tự nhiên. Điều quan trọng là phải nhạy bén đối với cả nhu cầu dành cho mục tiêu và bản chất của mục tiêu đó khi quyết định xem điều gì là thích hợp nhất.
Nếu bạn định lập kế hoạch tuần khi đang đọc chương này, thì bạn hãy dành thời gian làm việc đó ngay bây giờ và lập kế hoạch cho các mục tiêu Phần tư thứ II của bạn.
Lập kế hoạch cho các mục tiêu quan trọng của Phần tư thứ II là một bước lớn tiến tới ưu tiên cho điều quan trọng nhất. Nếu chúng ta không đặt các hoạt động trong Phần tư thứ II vào trước, thì kế hoạch tuần sẽ dễ dàng bị tràn ngập bởi các hoạt động từ các Phần tư thứ I và thứ III là những hoạt động không ngừng lôi kéo sự chú ý của chúng ta. Khi đó, thật khó để có thể “chen vào” các hoạt động quan trọng của Phần tư thứ II, những hoạt động có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Nhưng nếu chúng ta cho các “viên đá” vào trước, chúng ta sẽ đảo ngược được tình thế. Chúng ta sẽ tạo ra một khuôn khổ để thực hiện điều chúng ta nghĩ là quan trọng, rồi chúng ta sẽ cho “len vào” các hoạt động khác quanh nó.
Sau khi các viên đá lớn thuộc Phần tư thứ II đã được đặt vào chỗ, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu thêm vào quỹ thời gian của mình các hoạt động khác – hoặc là bằng các cuộc hẹn hay những ưu tiên trong ngày. Việc xem xét kỹ càng từng hoạt động và xác định xem nó thực sự thuộc Phần tư nào là rất hữu ích. Nó có đúng là khẩn cấp? Hay là nó trông có vẻ như vậy vì có ai đó hay điều gì đó đang tạo ra áp lực? Nó có thực sự quan trọng không? Hay chỉ vì tính khẩn cấp làm cho nó có vẻ quan trọng? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng việc để sắp xếp vào từng Phần tư thích hợp
Như chúng ta đã thấy trước đây, nếu bạn có thói quen sống trong trạng thái khủng hoảng, thì sẽ dễ dàng nghĩ rằng hầu hết mọi việc bạn làm đều nằm trong Phần tư thứ I. Nhưng nếu phân tích cẩn thận sẽ thấy rằng phần lớn thời gian bạn lại dành cho Phần tư thứ III. Vì vậy, nếu bạn muốn tìm ra thời gian đề đầu tư vào Phần tư thứ II, thì nơi chủ yếu để có được thời gian đó chính là Phần tư thứ III.
Khi bạn bắt đầu đầu tư thời gian vào Phần tư thứ II, điều đó sẽ có ảnh hưởng đáng kể đến khối lượng thời gian bạn dùng cho các Phần tư khác. Khi bạn lập kế hoạch, làm công việc chuẩn bị, xây dựng các mối quan hệ, hay nghỉ ngơi có chất lượng, bạn sẽ thấy rằng bạn bớt đi nhiều thời gian cho việc chắp vá các mảnh vỡ trong Phần tư thứ I hay cho việc đối phó với các đòi hỏi khẩn cấp khác trong Phần tư thứ III. Trường hợp lý tưởng để hướng tới là loại bỏ các Phần tư thứ III và thứ IV. Đó là dành thời gian cho các hoạt động quan trọng của các Phần tư thứ I và thứ II, chuyển nhiều hơn sang các hoạt động chuẩn bị, ngăn ngừa, và tăng cường sức mạnh của Phần tư thứ II.
Như bạn sẽ thấy khi nhìn vào tuần làm việc của mình, điều quan trọng cần nhận ra là không nên lấp đầy tất cả thời khắc trong một ngày bằng những cuộc hẹn cố định về thời gian. Cần cho phép có sự linh hoạt. Trong khi bạn cố gắng hết sức để lập kế hoạch cho điều quan trọng dựa vào hiểu biết đã có, thì thực tế cuộc sống không phải là sự hóa thân tự động của một trang kế hoạch, bất kể cái trang đó được vẽ lên tốt đến đâu. Ngay cả khi bạn có thể làm được một việc chỉ có trong lý thuyết là loại trừ tất cả các trường hợp ngoài dự kiến, thì cuộc đời bạn lúc ấy cũng đơn điệu và thiếu đi những thời khắc phong phú của cuộc sống.
Mục tiêu của việc tổ chức công việc thuộc Phần tư thứ II không phải là lập ra một lịch trình làm việc cứng nhắc. Đó là việc tạo ra một khuôn khổ, trong đó các quyết định có chất lượng (căn cứ vào tầm quan trọng) sẽ được đưa ra hàng ngày, hàng giờ.
Nếu bạn định lập kế hoạch tuần của mình ngay bây giờ, hãy vạch ra các hoạt động chủ yếu xung quanh các mục tiêu trong Phần tư thứ II của bạn và đặt chúng dưới dạng các cuộc hẹn hay các ưu tiên hàng ngày.
Để đánh giá chất lượng của một kế hoạch hàng tuần, bạn hãy tự hỏi các câu hỏi sau:
• Với bản kế hoạch đã có, bạn có cảm giác thế nào về tuần làm việc của mình?
• Sự khác biệt sẽ như thế nào nếu bạn đặt các mục tiêu Phần tư thứ II cho từng vai trò của bạn (dưới dạng các cuộc hẹn hay các ưu tiên hàng ngày) mỗi tuần và thực hiện nó?
• Bạn có nhận thấy tính hiệu quả trong việc đặt “các viên đá lớn” vào trước? Điều này sẽ giúp gì cho bạn để những điều quan trọng được thực hiện?
Trong Chương 8, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cả ba “khung cảnh hoạt động” có được khi chúng ta chuyển sự tập trung từ kế hoạch ngày sang kế hoạch tuần.
Bước 5: Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
Với các mục tiêu quan trọng của Phần tư thứ II nằm trong kế hoạch tuần, thì công việc hàng ngày của bạn là giữ cho điều quan trọng nhất luôn được ưu tiên khi bạn trải qua những cơ hội và thách thức bất ngờ trong ngày. Luyện tập tính chính trực, hay sự kiên định có nghĩa là biến sứ mệnh thành hiện thực trong từng thời điểm với sự yên tâm và tin tưởng – bất kể việc ưu tiên cho điều quan trọng nhất đòi hỏi phải thực hiện theo kế hoạch của bạn hay phải tạo ra sự thay đổi phù hợp với lương tâm của bạn. Tất cả các bước chúng ta thực hiện đến nay là nhằm nâng cao tính cách và năng lực của bạn, óc phán đoán và khả năng tiếp cận với cái la bàn nội tâm của bạn vào các thời điểm bạn gặp nhiều khó khăn nhất khi ra quyết định.
Có thêm ba điều nữa bạn có thể làm khi bắt đầu một ngày làm việc để nâng cao khả năng ưu tiên cho điều quan trọng nhất:
1. Nhìn trước toàn cảnh một ngày làm việc. Điều này rất khác với việc “lập kế hoạch hàng ngày” của phương pháp quản trị thời gian truyền thống. Đó là việc bỏ ra vài phút khi bắt đầu một ngày làm việc để điểm lại kế hoạch của bạn, cho phép bạn làm quen với hoàn cảnh mới, kiểm tra cái la bàn của mình, nhìn vào ngày làm việc trong bối cảnh của một tuần làm việc, và đổi mới cách nhìn giúp bạn có phản ứng thích hợp đối với các cơ hội hay thách thức ngoài dự kiến.
2. Ưu tiên hóa. Trước khi bắt tay thực hiện việc ưu tiên hóa theo ý nghĩa truyền thống, một điều hữu ích là bạn hãy nhận diện xem các hoạt động của bạn là QI (Phần tư thứ I) hay QII (Phần tư thứ II). Điều này sẽ cho bạn thêm cơ hội để bảo đảm rằng các hoạt động trong Phần tư thứ III không bị nhầm lẫn đưa vào kế hoạch. Nó cũng giúp bạn giữ cho Kairos (thời gian chất lượng) hay cái la bàn được duy trì trong suốt cả ngày – chứ không phải là Chronos (thời gian tuần tự) hay lấy kim đồng hồ làm trọng tâm. Nó cũng giúp củng cố mô thức tầm quan trọng và làm cho bạn nhận thức được tính chất của những lựa chọn bạn đã thực hiện.
Nếu muốn ưu tiên hóa hơn nữa, bạn có thể đưa ra chỉ dẫn về vị thế của từng hoạt động QI hay QII. Một số người thích dùng phương pháp ABC, gắn cho từng mục các chữ A, B, C tùy theo tầm mức quan trọng, và luôn ưu tiên thực hiện các mục có chữ A. Một số người khác lại thích hệ thống số đơn giản đòi hỏi quyết định ưu tiên cụ thể hơn (Xem trang 158 và 159).
Dù thế nào, chúng tôi vẫn khuyên bạn nên làm nổi bật, khoanh tròn, hay đánh dấu sao vào ưu tiên quan trọng nhất của bạn. Điều này có thể đòi hỏi bạn phải lựa chọn giữa hai hoạt động của Phần tư thứ II mà bạn đã lập kế hoạch cho ngày làm việc. Nếu trong ngày làm việc này không có việc nào khác được thực hiện, bạn vẫn cảm thấy hài lòng vì đã làm được một việc quan trọng nhất.
Khi thực hiện ưu tiên, điều quan trọng cần nhớ là đối tượng ưu tiên hóa của bạn chỉ bao gồm những mục bạn đã đưa vào kế hoạch tuần. Nó không kể đến ưu tiên đối với các cơ hội và thách thức nằm ngoài dự kiến. Nếu bạn đã cân nhắc kỹ các vai trò và mục tiêu trong khuôn khổ kế hoạch của mình, đó sẽ là những đối tượng tốt nhất để bạn xác định đâu là điều ưu tiên nhất. Nhưng chúng ta không ai có thể lường hết mọi chuyện. Có thể có những điều mới xuất hiện nhưng nó thực sự quan trọng hơn so với điều bạn đã có trong kế hoạch. Bạn phải luôn luôn dựa vào cái la bàn nội tâm của mình để có thể trung thành với điều quan trọng nhất; chứ không nhất thiết cứ phải theo đúng kế hoạch.
3. Sử dụng các mẫu Kỹ thuật lập kế hoạch ngày. Trên tờ kế hoạch ngày, theo cấu trúc cơ bản bạn sẽ liệt kê các hoạt động “nhạy cảm về thời gian” về phía tay trái và các hoạt động có thể thực hiện vào bất cứ lúc nào trong ngày về phía tay phải. Kỹ thuật này gọi là “Kỹ thuật lập kế hoạch” (T Planning). Bằng cách tách riêng các hoạt động nhạy cảm về thời gian khỏi các hoạt động khác, bạn có thể đưa ra các quyết định ưu tiên hữu hiệu và vẫn nhạy cảm đối với các cam kết quan trọng.
Một hoạt động được coi là “nhạy cảm về thời gian” nếu giá trị của nó gắn với một thời gian cụ thể trong ngày. Ví dụ, cuộc hẹn của bác sĩ có thể có giá trị cao nhất vào 10 giờ sáng, nhưng sẽ không còn giá trị vào lúc 4 giờ chiều (trừ khi bạn vẫn ngồi chờ trong phòng khám của bác sĩ). Việc một hoạt động được xếp lịch vào khu vực “nhạy cảm về thời gian” không mặc nhiên có nghĩa là khi đến thời điểm đó bạn sẽ thôi công việc đang làm và chuyển ngay sang hoạt động đó. Có thể bạn đang vướng vào một công việc thực sự quan trọng hơn và cần phải thay đổi kế hoạch. Điều quan trọng là bạn phải biết rõ cả hai hoạt động và xác định được hoạt động nào quan trọng hơn vào lúc đó.
Khi bạn trải qua ngày làm việc, chắc chắn sẽ có những yếu tố xuất hiện khiến bạn phải đánh giá lại các hoạt động đã lập kế hoạch – chẳng hạn như sếp của bạn triệu tập một cuộc họp, có người tặng bạn một cặp vé xem hòa nhạc, con gái bạn gọi điện báo bị gãy tay tại nhà trường, một khách hàng báo hủy một cuộc hẹn.
Tổ chức công việc tập trung vào Phần tư thứ II giúp bạn nâng cao khả năng sử dụng tốt nhất thời gian thông qua mô thức tầm quan trọng thay vì mô thức khẩn cấp. Khi các tình huống thay đổi, bạn có thể dừng lại và dựa vào cái la bàn nội tâm để xác định cách sử dụng “tốt nhất” thời gian và sức lực của bạn. Khi có sự kiện ngoài dự kiến nhưng không quan trọng bằng công việc theo kế hoạch, cách tổ chức công việc theo Phần tư thứ II sẽ cho bạn cách nhìn và sức mạnh để tiếp tục làm theo kế hoạch. Còn khi sự kiện ngoài dự kiến quan trọng hơn, nó sẽ cho bạn sức mạnh để thích nghi và thay đổi với niềm tin tưởng rằng bạn đang hành động theo điều thực sự quan trọng chứ không phải chạy theo tính khẩn cấp.
Trong Chương 9, chúng ta sẽ nhìn sâu hơn cách tiếp cận được với cái la bàn nội tâm vào lúc cần có sự lựa chọn. Chúng ta sẽ bàn đến việc làm thế nào để vững vàng vào những thời khắc khó khăn, làm thế nào biết được khi nào sự kiện ngoài dự kiến là cơ hội hay thách thức quan trọng hơn công việc theo kế hoạch, và làm thế nào giữ nguyên kế hoạch hay thay đổi kế hoạch với niềm tin và sự yên tâm.
Bước 6: Đánh giá
Quy trình Phần tư thứ II sẽ không đầy đủ nếu không lấp kẽ hở - không biến kinh nghiệm của một tuần thành cơ sở để nâng cao hiệu quả cho tuần sau. Nếu chúng ta không học kinh nghiệm từ cuộc sống, thì làm sao chúng ta tránh khỏi lặp lại sai lầm cũ, vật lộn với những vấn đề cũ hết tuần này sang tuần khác?
Vào cuối tuần – trước khi bạn rà soát lại tuyên ngôn sứ mệnh của mình để bắt đầu tổ chức công việc cho tuần sau – hãy dừng lại để tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
• Những mục tiêu nào bạn đã đạt được?
• Những thách thức nào bạn đã đương đầu?
• Bạn đã có những quyết định nào?
• Khi đưa ra các quyết định, bạn có ưu tiên cho điều quan trọng nhất không?
Trong Chương 10, chúng tôi sẽ đưa ra các câu hỏi cụ thể hơn về cách tận dụng sức mạnh từ bốn khả năng thiên phú của con người để giúp chúng ta học kinh nghiệm. Với bước đi cuối cùng này, quy trình Phần tư thứ II sẽ trở thành một chu kỳ sống và học tập tạo ra sự trưởng thành không ngừng theo đường xoắn ốc.
Bây giờ giả sử là bạn đã dành 30 phút một tuần trong 52 tuần liên tục (tức 1 năm) để trải qua quy trình này. Giả dụ kết quả là bạn chỉ thực hiện được một nửa mục tiêu mà bạn đã đặt ra trong Phần tư thứ II. Có phải điều đó có nghĩa rằng bạn cần dành nhiều thời gian hơn nữa cho Phần tư thứ II? Nhiều hơn chút ít hay rất nhiều? Nếu bạn có thể đầu tư nhiều thời gian hơn vào Phần tư thứ II, thì chất lượng cuộc sống riêng và cuộc sống nghề nghiệp của bạn sẽ có những khác biệt gì?
Mô thức và quy trình
Quy trình tổ chức công việc theo Phần tư thứ II không phải là một công cụ; nó là một lối tư duy. Chúng tôi nhận thấy rằng có nhiều người sử dụng các công cụ lập kế hoạch của thế hệ thứ hai và thứ ba theo cách của thế hệ thứ tư. Mặt khác, có một số người sử dụng các công cụ của thế hệ thứ tư – kể cả trong hệ thống tổ chức của chúng tôi – theo cách của thế hệ thứ hai hay thứ ba với những hiệu quả rất thấp.
Rõ ràng mô thức là điều quan trọng nhất. Nhưng chúng ta cần nhận thấy rằng một công cụ không phù hợp với mô thức có thể gây ra sự kém hiệu quả và thất vọng. Nếu bạn muốn tạo ra lối sống thế hệ thứ tư dựa trên cơ sở tầm quan trọng, nhưng lại dùng công cụ tập trung vào sự ưu tiên hóa tính khẩn cấp hàng ngày, thì điều đó chẳng khác gì bạn cố gắng để tiến bước trên đường trong khi trước mặt bạn luôn có ai đó rải đá hộc cản chân bạn. Hệ thống này thậm chí còn đe dọa vô hiệu hóa mô thức, dẫn đến tình trạng bạn chạy theo phục vụ hệ thống ở thế yếu thay vì bắt hệ thống phục vụ cho mình để hoàn thành mục tiêu mình muốn đạt tới.
Quy trình tổ chức Phần tư thứ II củng cố cho mô thức “tầm quan trọng”. Giá trị lớn nhất của quy trình không phải ở chỗ nó đem lại cái gì cho bản kế hoạch của bạn, mà những gì nó đem lại cho cái đầu của bạn. Khi bạn bắt đầu suy nghĩ nhiều hơn về khía cạnh tầm quan trọng, bạn sẽ bắt đầu nhìn thời gian một cách khác đi. Bạn sẽ trở nên có sức mạnh để đặt ưu tiên cho điều quan trọng nhất cuộc đời bạn.
Nếu bạn giống như hầu hết những người mà chúng tôi từng có cơ hội cùng làm việc, bạn sẽ có thể nhận thấy một số lợi ích trước mắt của quy trình tổ chức Phần tư thứ II – chuyển từ tư duy khẩn cấp sang tư duy tầm quan trọng, cách nhìn rộng hơn trên cơ sở tuần làm việc, tăng tính linh hoạt, đặt “các viên đá lớn” vào trước trong kế hoạch làm việc.
Nhưng cuộc hành trình mới chỉ bắt đầu. Chương này chỉ mới đề cập khái quát quy trình tổ chức Phần tư thứ II. Sáu chương tiếp theo sẽ đi vào chiều sâu và sự phong phú của quy trình, qua đó giúp bạn có sức mạnh để “giữ cho điều quan trọng luôn là quan trọng” trong cuộc đời bạn.
