1. Chức vụ của người quản lý.
2. Hai tính cách của một chương trình
3. Dự tính chi tiêu.
a) Vài qui tắc
b) Cách giữ sổ xuất, nhập
c) Tiêu sao cho khỏi thiếu hụt
4. Dự tính công việc
5. Dự trữ
1. Chức vụ của người quản lý.
Một gia đình như một xí nghiệp nhỏ: cũng có nền tài chánh, công việc sổ sách và nhân viên.
Nếu nhà không có trẻ, không mướn người ở thì nhân viên chính là bà chủ. Công việc thì có mùa sản xuất (tức may vá, nấu nướng), một đôi khi có bán nữa.
Vì thế, chức vụ ông giám đốc xí nghiệp ra sao thì chức vụ của bà chủ nhà như vậy.
Ông Fayol, một trong hai người sáng lập ra môn tổ chức công việc người kia là ông Taylor - đã nghiên cứu cách chỉ huy xí nghiệp và vạch rõ những chức vụ sau này của người quản lý:
Dự tính ……….Tổ chức
Thực hành ……Chỉ huy
Kiểm soát ……Phối trí6
Trong chương này, chúng tôi xin bàn đến chức vụ thứ nhất là dự tính, rồi trong chương sau tôi sẽ xét cách thực hành, tức cách làm việc của người nội trợ.
2. Hai tính cách của một chương trình
Muốn dự tính, phải lập chương trình. Chương trình phải có hai tính cách sau này:
- Đích xác, chứ không được hàm hồ, sai sự thật. Tính cách này rất quan trọng, thiếu nó thì chương trình mất hết ý nghĩa. Sở dĩ nhiều người phải than: “Chương trình lập ra để cho người ta không theo” chính là vì chương trình không được đích xác, theo nó không được.
Những cặp vợ chồng son, mới ra ở riêng, lập chương trình chi tiêu thường mắc lỗi đó. Ví dụ lương người chồng được 2000 đồng. Hai vợ chồng nhất định để dành 500 đồng, chỉ tiêu 1500 đồng thôi: sau khi tính tiền mướn nhà, tiền công người ở, tiền xe, tiền mua báo, sách, tiền tiêu khiển... còn lại bao nhiêu chia cho 30 ngày, ra số tiền chợ mỗi ngày là 15 đồng. Số đó không đủ chi dùng. Thành thử chương trình của họ vừa lập xong, chưa kịp thực hành đã phải bỏ, vì nó sai sự thật quá.
- Tính cách thứ nhì là chương trình phải dễ thay đổi vì khi lập nó, ta không sao dự tính được hết những sự khó khăn hoặc những sự bất ngờ sẽ xảy ra. Những lúc đó nếu chương trình không đủ thay đổi thì lại đành phải bỏ nữa.
Chẳng hạn bà lập chương trình làm việc trong một ngày và lập sát quá. Không dự tính thời gian nghỉ ngơi. Nếu một người khác tới, bà phải tiếp trong 1 2 giờ thì chương trình của bà do sự bất ngờ đó hoá ra thi hành không được.
Người nội trợ phải tính trước những gì? Hết thảy, nhưng quan trọng nhất là ba điểm sau này:
- Chi tiêu.
- Công việc.
- Đồ dự trữ.
3. Dự tính chi tiêu.
a) Vài qui tắc
Chương trình và sổ chi tiêu.
Muốn lập chương trình chi tiêu cho đích xác thì phải biết rõ nhu cầu trong nhà và giá cả hóa vật. Phải coi theo sổ chi tiêu trong các tháng trước mà định tháng sau; không ai mới lập lần đầu mà đích xác ngay được.
Những cặp vợ chồng trẻ mới ra ở riêng thì tháng đầu đừng nên lập chương trình vội chỉ nên tiêu một cách vừa đủ, đừng hà tiện, đừng phung phí quá, rồi tiêu về bất kỳ một món nào, dù nhỏ nhặt tới đâu cũng ghi hết vào một cuốn sổ; cuối tháng sẽ sắp đặt những chi phí vào từng khoản và theo đó mà lập chương trình cho tháng sau, hoặc rút bớt món này, hoặc tiêu thêm vào món khác.
Tất nhiên là số xuất phải tùy theo số nhập, nhưng điều đó ai cũng hiểu, tôi xin miễn nhắc lại.
Hai gia đình dù sống trong những hoàn cảnh y như nhau, (cùng một số người, cùng một số thu, cùng ở một đường, cùng trong một giai cấp) thì chi tiêu cũng không bao giờ giống nhau, vì tính tình, thị hiếu của mỗi người một khác: người thích ăn hơn mặc, kẻ ham đọc sách, người thích đánh bạc, kẻ hà tiện, người phung phí... Cho nên không thể nào lập một sổ chi tiêu làm mẫu mực cho một gia đình được và bà cũng không nên phỏng theo sổ chi tiêu của một gia đình khác mà lập sổ chi tiêu cho gia đình bà.
Tuy nhiên, cũng có vài quy tắc chung sau này mà bà nên theo:
* Kê cho đủ những món phải tiêu và sắp vào từng loại.
Chẳng hạn có thể sắp như vầy:
Ăn.
Tiền nhà, than, củi, đèn, nước.
Tiền mua vặt (xà bông, quẹt, chổi, kim, chỉ…)
Tiền công người ở.
Tiền tiêu riêng của chồng.
Tiền tiêu riêng của vợ.
Tiền tiêu riêng của các con.
Tiền tiêu khiển chung.
Tiền tiêu bất thường (thuốc thang, đồ biếu, đồ mừng, phúng...)
Tiền may quần áo, mua giày, nón.
Tiền thuế.
Tiền để dành.
Tất nhiên là sự phân loại và sắp đặt không nhất định phải như vậy. Chẳng hạn khoản 4 có thể nhập với khoản 3; những khoản 5, 6, 7 có thể thu lại làm một; khoản 1 có thể chia làm nhiều khoản nhỏ: gạo, thức ăn... khoản 10 có thể nhập vào những khoản 5, 6, 7, ....
* Khi đã kê những khoản như vậy rồi, bà sẽ tùy theo những tháng trước mà định cho mỗi khoản tháng này là bao nhiêu tiền.
Có sách định cho gia đình một công chức như sau này:
- Số tiền chợ là 3 phần 10 số lương
- Số tiền nhà là 2 phần 10 số lương
- Số tiền tiêu khiển 1 phần 10 số lương
- Số tiền tiêu bất thường 1 phần 10 số lương
- Số tiền tiết kiệm 1 phần 20 số lương
v.v....
Như vậy thật vô lý. Ông nhà lãnh 5000 đồng, mỗi tháng bà cũng muốn rộng rãi, mướn ngôi nhà 1000 đồng mỗi tháng (tức 2 phần 10 số lương) nhưng kiếm không được thì sao? Và giá mướn nhà mỗi nơi một khác, mỗi thời một khác. Hoặc ông bà đông con quá, chi tiêu 3 phần 10 số lương (tức 1500 đồng) vào tiền ăn sao đủ? Vợ chồng một anh bạn tôi thường đau vặt, nếu cứ định số tiền tiêu bất thường là 1 phần 20 số lương thì nhiều khi anh nhức răng hoặc đau bao tử cũng đành chịu vậy, không dám đi khám bệnh, mua thuốc uống.
Vậy bà không nên nghe theo lời khuyên đó, cứ tùy nhu cầu và số thâu trong gia đình mà định số xuất cho mỗi khoản.
* Khi đã định số xuất rồi, bà nên lập sổ xuất nhập. Gia đình nào có nhiều lợi tức thường thay đổi, như chồng dạy học riêng, vợ buôn bán thêm... mới cần lập một sổ nhập riêng, còn những gia đình công chức, mỗi tháng chỉ có một số thâu nhất định, thì xuất nhập có thể ghi chung trong một sổ được.
Bà bỏ ra vài trang đầu một cuốn sổ (hay vài trang cuối cũng được) để ghi những số xuất, nhập hàng năm. Những trang đó, bà chia ra làm 7 cột như trong bảng một dưới đây.
Những trang sau sẽ dùng làm sổ xuất hàng tháng. Bà có thể dùng bảng 2 làm kiểu mẫu rồi sửa đổi cho hợp với hoàn cảnh trong gia đình bà.
Nếu bà muốn tiết kiệm mỗi tháng 500đ chẳng hạn thì trong cột 2 bà ghi 4.500đ thôi, còn 500đ bà ghi vào một trang khác.
Trong bảng 2 tôi đã hợp:
- Khoản tiền công người ở với khoản tiêu vặt
- Khoản quần áo với khoản tiêu riêng
- Khoản thuế với khoản tiêu bất thường.
Vì khoản tiền công người ở, quần áo, thuế má, một tháng hoặc một năm mới tiêu vài lần, để riêng cho khoản ấy một cột, chỉ thêm tốn giấy.
Trong cột 5: muốn phân biệt món tiền nào dùng vào việc may quần áo thì bà có thể gạch viết chì đỏ ở dưới số tiền ấy. Tiền thuế má và tiền công người ở cũng nên đánh dấu như vậy cho thấy.
b) Cách giữ sổ xuất nhập.
Đầu tháng, bà ghi ngay vào bảng 1 cột 2 số tiền ông giao cho bà, 5000 đồng chẳng hạn.
Bà đã định cho mỗi khoản chi tiêu là bao nhiêu rồi, bà biên ngay những số dự tính đó, bằng mực đỏ7 lên hàng đầu trong bảng 2.
Mỗi ngày tiêu những món gì, bà ghi ngay vào cuốn sổ tay. Chẳng hạn:
Gạo 15 đồng (1)
Cá 10 đồng (2)
Thịt 13 đồng (3)
Rau 5,2 đồng (4)
Hộp quẹt 1 đồng (5)
Chổi 3 đồng (6)
Thuốc uống 30 đồng (7)
Than 75 đồng (8)
Bà đi xe 3 đồng (9)
Sách học 22 đồng (10)
Ông nhà cũng ghi những chi phí của ông như vậy.
Tới tối, bà lấy 2 cuốn sổ tay, của ông và của bà, cộng những món chi tiêu trong mỗi khoản, ghi vào bảng 2. Như những món từ (1) tới (4) cộng chung được 43,20 đồng. Chép vào cột 2, khoản ăn. Phí tổn số (5) và (6) cho và khoản tiền vặt phí tổn số (7) cho và khoản “bất thường”…
Rồi bà cộng hết những số trong các cột từ 2 đến 10 thêm số tiền tiêu của ông được bao nhiêu biên vào cột 10.
Cuối mỗi tuần, bà cộng những số trong cột 10 được bao nhiêu biên vào cột 11. Rồi bà cộng những số trong mỗi cột, được như:
Ăn 168,8
Nhà, đèn, nước 140,3
Tiêu vặt, người ở 31,2
Chồng 255,7
Vợ 38
Con 44
Tiêu khoản chung 68
Bất thường 30
Cộng những số này lại, phải thấy số chi tiêu trong tuần ghi ở cột 11, tức số 779 đồng.
Cuối mỗi tháng, bà chỉ cộng 4 hoặc 5 số trong cột 11 rồi biên xuống dưới. Cộng hết thảy những tổng số a, b, c, d, e, g, h, i, tiêu về từng khoản trong tháng, bà phải thấy số chi tiêu trong tháng, tức số 4610 đồng.
Cộng số này với số còn dư trong tủ hoặc hộp, phải ra số tiền ông đã giao cho bà, tức 5000 đồng. Nếu đúng, bà sẽ ghi số 4610 đồng vào cột 4 bảng 1 và số 390 đồng vào cột 5 cùng trong hàng ấy.
Tháng nào phải đóng thuế, hoặc may quần áo cho nhiều người thì có thể số 5000 đồng không đủ tiêu và sẽ hụt. Bà sẽ ghi số hụt đó vào cột 6 bảng 1 và thêm trong cột 7 “phụ chú” vì lẽ gì hụt. Tất nhiên là hễ hụt thì phải lấy số dư trong những tháng trước để tiêu.
Tới cuối năm, bà cộng hết những số trong mỗi cột 2, 3, 4, 5, 6, ở bảng 1 và được những số A, B, C, D, E.
C cộng với D và trừ E, phải bằng A cộng với B:
C + D - E = A + B.
Chắc có nhiều bà trông bảng 2 sẽ nói:
- Sổ sách gì mà lăng nhăng như sổ sách ngân hàng vậy? Trông vào muốn hoa mắt lên! Tổ chức như thế, chỉ thêm rắc rối, tốn thời giờ.
- Thưa vâng. Mới trông thì rắc rối thật, nhưng có dùng rồi mới thấy tiện lợi. Có sách khuyên nên đặt mỗi số tiền dành riêng cho một khoản vào một phong bì (bao thư) ngoài ghi số xuất và số nhập. Như vậy, mỗi khi muốn kiểm soát xem có tiêu quá lố không thì cộng số xuất sẽ biết. Chẳng hạn định mỗi tháng tiêu 1500 đồng vào tiền ăn; hôm nay mới là ngày 14 mà đã tiêu quá 900 đồng thì là lố nhiều rồi đấy.
- Hoặc muốn biết có tính lộn không thì đếm số tiền còn lại trong phong bì xem có bằng số nhập trừ với xuất không.
- Cách đó tiện nhất, nhưng phải dùng nhiều bao thư. Cách của tôi chỉ cần một hộp đựng tiền và một cuốn sổ chỉ nhìn trong bảng 2 bà cũng thấy ngay mỗi tuần bà tiêu có quá lố không. Như cuối tuần thứ nhất, nếu cộng những số trong cột 2 mà thấy 400 đồng, chẳng hạn thì bà phải tìm tại sao tiêu nhiều như vậy và tìm cách rút bớt những chi phí trong các tuần sau để cuối tháng đừng tiêu quá số 1500 đồng, đã định trước.
- Cuối tuần, bà muốn biết tiền có mất mát đi đâu hay không, thì cộng những số trong cột 10, được bao nhiêu, đem trừ số 5000 đồng, bà sẽ phải thấy số tiền còn trong tủ hay trong hộp.
Dùng sổ của tôi, bà còn được thêm hai cái lợi này nữa:
- Mỗi tháng bà biết rõ tiêu vào mỗi khoản bao nhiêu, điều đó cần thiết để dự tính sự chi tiêu trong tháng sau.
- Trong tuần, nếu bà làm toán lộn, thì cuối tuần thấy liền và như vậy dễ tìm ra chỗ lầm để mà sữa ngay. Nếu để cuối tháng mới kiểm soát một lần thì có khi phải bỏ ra hàng giờ để tìm chỗ tính sai mà không ra.
Vả lại, qui tắc là vậy - phải kê riêng từng món kê cho đủ và kê cách nào cho dễ kiểm soát - còn sự thực hành thì phải tuỳ hoàn cảnh mỗi gia đình. Những gia đình nào chi tiêu rất có chừng mực thì có lẽ không cần lập số rành mạch như tôi đã chỉ, nhưng dù sao cũng nên theo cách đó để lập được thói quen làm việc có quy củ.
Công việc giữ sổ sách ấy, bà có thể giao cho một em nhỏ 13, 14 tuổi, vừa đỡ tốn công bà, vừa tập cho em biết phép kế toán và giá trị của đồng tiền.
c) Tiêu cách nào cho khỏi thiếu hụt.
Trong cuốn “Quẳng gánh lo đi và vui sống”, ông Dale Carnegie đã chỉ rõ cách tiêu tiền sao cho khỏi thiếu hụt mang nợ. Tôi chỉ xin nhắc lại đây ít quy tắc quan trọng.
Tiêu tiền một cách khôn ngoan, nghĩa là đợi lúc giá rẻ, lựa vật nào ích lợi nhất mà mua và đừng mua chịu. Chẳng hạn bà có 5000 đồng, có thể mua được đôi bông hột xoàn hoặc một cái máy may, chỉ nên mua cái máy may cho đỡ tốn công may tay.
Đừng để chứng nhức đầu tăng theo lợi tức, nghĩa là lợi tức tăng lên 1000đ, thì số chi tiêu đừng tăng lên quá số đó mà sinh ra thiếu thốn, lo lắng.
Nếu phải vay thì nên có cái gì bảo đảm cho tiền lời được nhẹ.
Làm thêm để kiếm phụ bổng.
Đừng bao giờ đánh bạc.
Nếu không làm sao cho tài chánh khá hơn được thì đành an phận, thích nghi với hoàn cảnh.
Muốn theo đúng những lời khuyên đó, phải có nhiều nghị lực. Tôi vẫn biết xã hội tổ chức chưa được hoàn hảo nên nhiều người rất cần kiệm mà vẫn không đủ ăn. Tình cảnh của họ rất đáng thương. Nhưng tôi cũng nghiệm thấy nhiều người kiếm có thể đủ tiêu mà vẫn công nợ, chỉ vì họ không có đủ nghị lực.
Biết bao công chức mới đầu tháng đã phải đi vay và phải trả theo lệ thường là 20 phân mỗi tháng8. Có người lương 4000 đồng mà mỗi tháng phải vay 300 đồng và trả 600 đồng lời, thành thử đáng lẽ được tiêu 400 đồng, họ chỉ còn được tiêu có 3400 đồng. Nếu được lãnh một số phụ bổng, họ có dùng nó để trả nợ cho tháng sau khỏi phải vay, khỏi phải trả lời không? Không. Họ tiêu non số đó, nghĩa là chưa lãnh phụ bổng, họ đã đi vay thêm nữa, đợi lãnh phụ bổng rồi trả. Họ không thiếu sáng suốt đâu và vẫn biết rằng như vậy là đem một phần lương của họ làm giàu cho kẻ khác đấy, nhưng họ không sao bỏ được thói tiêu tiền đó vì thiếu nghị lực. Họ luôn luôn phải lệ thuộc người khác: khi nên tài chánh thiếu thốn thì không thể nào tự do được. Có nên thương họ hay không?
4. Dự tính công việc.
Nhiều bà nội trợ cai quản việc nhà rất khéo mà không bao giờ viết sẵn chương trình mỗi ngày. Không phải các bà ấy không có chương trình đâu. Vẫn có đấy, nhưng nó ở trong óc các bà, chứ không phải ở trên giấy. Như vậy bất tiện, đã mất công phải nhớ, lại dễ quên, nhất là những khi nhiều việc. Cho nên, theo tôi, chép chương trình lên giấy thì vẫn hơn.
Tôi không thể lập một chương trình kiểu mẫu để giúp bà được vì công việc mỗi nhà một khác, nhưng tôi có thể chỉ ra vài quy tắc.
Khi lập chương trình làm việc, xin bà tự hỏi những câu dưới đây:
Mỗi ngày ta phải làm những gì?
Mỗi tuần ta phải làm những gì?
Mỗi tháng ta phải làm những gì?
Mỗi mùa ta phải làm những gì?
Công việc nào ta có thể làm lấy được?
Công việc nào nên giao cho người khác? Và giao cho ai?
Công việc nào quan trọng nhất, phải làm gấp?
Mỗi công việc nên làm vào lúc nào?
Mỗi công việc phải mất bao nhiêu thời giờ?
Có thể nào thu xếp cho làm được hai công việc một lúc không?
Thời giờ nào để nghỉ ngơi?
Có dự tính một số giờ để phòng những việc bất thường không?
Bà chép những câu trả lời lên giấy. Chẳng hạn:
Công việc ngày 15 tháng 2:
Sửa soạn bữa sáng.
Nấu bữa trưa và bữa chiều.
Dọn bàn, rửa chén sau mỗi bữa.
Đi chợ.
Quét tước, dọn dẹp.
Coi em.
Tưới vườn.
Thay bông trong bình.
May áo.
Thăm một người bạn.
…
Công việc nào chung cho mọi ngày, bà biên lên trên, công việc nào riêng cho ngày 15 tháng 2, như may áo, thăm bạn bà chép lại sau. Rồi bà lập một bảng như sau đây:
Bà nào bận việc và ít thời giờ mới nên lập chương trình tỉ mỉ như vậy; các bà khác chỉ cần ghi qua những công việc nào phải làm vào lúc nào thôi.
Lập bảng đó, lần đầu tốn công, nhưng những lần sau sẽ dễ dàng vì công việc nào mà mỗi ngày đều phải làm thì định một lần là đủ và hôm sau chỉ còn phải định thời giờ cho những công việc riêng của ngày đó.
Mỗi tối bà nên lập chương trình như thế cho ngày sau. Cuối tuần, bà định chương trình cho những công việc sẽ làm trong tuần tới, ngoài những việc thường ngày ra.
Như vậy, mỗi tối bà cũng mất 10, 15 phút, nhưng bà sẽ tập được thói quen làm việc có phương pháp và tránh được những cảnh ông đi làm về rồi mà phải ngồi đợi cơm, cảnh khách khứa đã gần xong bữa mà bánh mới đặt lên lò, hoặc cảnh đương cắt khúc cá thì sực nhớ, rau luộc đã chín nhừ mà chưa nhắc nồi xuống.
Tôi xin lặp lại, về môn tổ chức, không có giải pháp nào áp dụng vào mọi trường hợp được. Qui tắc là phải tính hết những công việc phải làm, phân biệt công việc nào gấp hoặc không, giao mỗi việc cho một người, định cho mỗi việc một thời giờ, đề phòng những việc bất thường, còn cách thực hành ra sao thì tùy mỗi gia đình.
5. Dự trữ
Những đồ thường phải dự trữ là gạo, trà, nước mắm, muối, gia vị, than, củi, vải, kim, chỉ, giấy, bút, thuốc men, bánh mứt...
Không dự trữ sẽ có những hại sau đây:
- Đương làm việc, bỗng thấy thiếu một món, phải ngừng tay lại rồi chạy đi mua, do đó, chương trình làm việc trong ngày sẽ bị xáo trộn.
- Nếu gặp lúc giá cao thì phải mua đắt. Có khi người bán bắt chẹt ta vì thấy ta cần gấp.
Nhưng nếu dự trữ nhiều quá thì tức là bỏ ra một số vốn không sinh lợi được, như vậy thiệt cho ta vì số vốn ấy, có thể dùng vào một công việc làm ăn. Nếu số vốn ấy phải đi vay, tất nhiên ta phải trả lời trong khi để nó nằm đó một cách vô ích.
Vả lại, một vài món có thể xuống giá, như vải, than... dự trữ nhiều sẽ thiệt.
Lại có những món không nên dự trữ. Ông mà quen uống mỗi ngày một chai la ve (bia). Bia mua cả thùng về thì rẻ được ít đồng bạc và đỡ tốn công đấy, nhưng rất có thể ông thấy sẵn rượu, uống li bì, sáng một chai, tối một chai, và các cô các cậu cũng mềm môi, hạ hết ly này tới ly khác. Nên tôi tưởng nhà đông trẻ mà dự trữ bánh mứt thì hại nhiều hơn lợi.
Sau cùng, các món như gạo… chỉ nên dự trữ trong một thời gian nào đó thôi, vì để lâu quá sẽ hư.
Vậy, khi dự trữ, bà nên xét kỹ những điểm đó, và nên nhớ đừng bao giờ đi vay tiền để dự trữ: bà sẽ lỗ chứ không lời đâu.
Chương trình dự trữ phải lập đầu mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi mùa, tùy từng món. Điều ấy, chắc là nội trợ nào cũng rõ.
TÓM TẮT
Chức vụ đầu tiên của người nội trợ là dự tính. Muốn dự tính phải lập chương trình. Chương trình phải có 2 tính cách: đích xác và dễ thay đổi.
Khi dự tính sự chi tiêu, nên kê rõ ra từng khoản, tùy theo số chi tiêu trong tháng trước mà định cho tháng này. Nhà nào cũng nên có một sổ xuất nhập và nên tập cho trẻ giữ sổ đó.
Khi dự tính công việc thì phải kể hết những việc sẽ làm, phân biệt công việc nào gấp hoặc không, giao một việc cho mỗi người, định cho mỗi việc một thời giờ, đề phòng những sự bất thường.
Đừng dự trữ quá dư vì như vậy là bỏ ra một số vốn không sinh lợi. Có nhiều món không nên dự trữ hoặc chỉ nên dự trữ trong một thời gian nào thôi.
