Sự ưu tiên tùy thuộc vào bối cảnh
Các nhà nhiếp ảnh chuyên nghiệp thường dùng nhiều loại ống kính khác nhau. Loại ống kính góc rộng và cực rộng dùng để chụp toàn cảnh. Loại ống kính tiêu cự lớn để đưa đối tượng đến gần. Loại ống kính thường để chụp những cảnh có thể nhìn thấy rõ bằng mắt thường. Loại ống kính tiêu cự siêu nhỏ (micro) để chụp cận cảnh. Nhiếp ảnh gia tài ba là người biết khi nào dùng loại ống kính nào để có được kết quả như mong muốn.
Cũng như nhà nhiếp ảnh, một kỹ năng cần thiết của chúng ta trong việc lãnh đạo bản thân là biết khi nào cần tập trung vào tiêu điểm theo cách có hiệu quả nhất. Hầu hết các công cụ và kỹ thuật quản trị thời gian đều tập trung vào việc lập kế hoạch hàng ngày, và việc này có lý do của nó. Ngày là đơn vị thời gian dễ nhận thấy trong tự nhiên – chu kỳ mặt trời mọc và lặn; và cứ sau 24 giờ chúng ta lại có một thời gian biểu mới. Chúng ta dễ lập kế hoạch theo ngày, đặt ra mục tiêu hàng ngày, lên lịch trình các cuộc hẹn, đặt ưu tiên cho các hoạt động. Khi một ngày trôi qua, những việc dở dang còn lại sẽ được xử lý bằng cách chuyển sang kế hoạch, lịch trình, hoặc ưu tiên của ngày hôm sau. Không có việc nào bị bỏ sót.
Nhưng việc tập trung vào kế hoạch ngày có vấn đề ở chỗ nó chẳng khác gì đi ngắm cảnh trên đường phố trong khi mắt nhìn vào ống kính viễn của chiếc máy ảnh. Nó làm chúng ta chỉ nhìn thấy những cảnh nằm ngay trước mặt – những vấn đề bức xúc, ở bên cạnh ta và có tính khẩn cấp. Do vậy, chúng ta chỉ dành ưu tiên cho vấn đề khủng hoảng trước mắt. Trong khi mục đích chính của hầu hết các phương pháp lập kế hoạch là giúp chúng ta ưu tiên cho điều quan trọng nhất, thì sự thực là việc lập kế hoạch ngày chỉ khiến chúng ta tập trung vào làm những việc khẩn cấp trước tiên. Đây là cách nhìn khiếm khuyết, không mang lại kết quả mong muốn.
Tất nhiên, chúng ta cũng không thể chỉ tập trung vào bức tranh lớn. Nếu không biến tầm nhìn xa thành hành động cụ thể, chúng ta sẽ mất liên hệ với thực tại, trở thành kẻ mơ mộng viển vông và mất niềm tin ở bản thân cũng như với người khác.
Tất cả chúng ta đều gặp phải sự tiến thoái lưỡng nan này.
Vậy, làm cách nào để giải quyết sự khó xử này và nhìn sự vật vừa rõ nhất vừa đúng trong khung cảnh của nó? Tầm nhìn một tuần sẽ cho chúng ta một phương án thứ ba có tính phối hợp, nó nối kết bức tranh lớn với tầm nhìn hàng ngày theo một cách cân bằng, thực tế.
Nhờ tạo được những liên kết quan trọng này, nên tầm nhìn hàng tuần có thể ví như “ống kính bình thường” cho chúng ta một tầm nhìn chính xác nhất để tạo ra một cuộc sống cân bằng và có chất lượng.
Ba cách nhìn thực tế
Thời gian một tuần lễ tiêu biểu cho một mắt xích hoàn chỉnh của chuỗi thời gian sống. Nó gồm những ngày làm việc trong tuần, những buổi tối, ngày cuối tuần. Nó đủ gần để có sự gần gũi, nhưng cũng đủ xa để cung cấp bối cảnh và tầm nhìn. Nó là một tiêu chuẩn quốc tế: nhiều tổ chức kinh doanh, giáo dục, chính phủ, và các tổ chức khác trong xã hội đều hoạt động trong khuôn khổ thời gian một tuần lễ. Hơn nữa, thời gian một tuần lễ còn cho chúng ta ba cách nhìn thực tế hữu ích sau: 1) sự phục hồi cân bằng, 2) tổng thể - bộ phận - tổng thể, và 3) đặt nội dung vào bối cảnh.
1. Sự phục hồi cân bằng
Cách lập kế hoạch hàng tuần giúp chúng ta có kế hoạch cho sự phục hồi – khoảng thời gian dành cho nghỉ ngơi và suy ngẫm – hàng tuần hay hàng ngày.
Hoạt động phục hồi hàng tuần
Hầu hết các nền văn hóa đều coi trọng việc dành thời gian cho hoạt động phục hồi hàng tuần. Chẳng hạn, trong cộng đồng Do Thái giáo và Thiên Chúa giáo, người ta coi trọng ngày Sabbath (ngày Chủ nhật hay ngày nghỉ hàng tuần) – một ngày trong tuần được dành để suy ngẫm và tái cam kết. Các ví dụ phổ biến nhất về hoạt động phục hồi hàng tuần có thể tìm thấy trong các hoạt động cuối tuần, bao gồm hoạt động thể thao phục hồi sức khỏe hay các sự kiện xã hội cùng với gia đình, bạn bè.
Cách tổ chức công việc theo Phần tư thứ II giúp chúng ta có lối sống cân bằng nhờ hoạt động phục hồi hàng tuần. Thay vì sống hết ngày này đến ngày khác dưới sự thúc ép của công việc khẩn cấp cho đến khi chúng ta cảm thấy mệt mỏi và trốn tránh vào Phần tư thứ IV để xả hơi, chúng ta nên chủ động có kế hoạch nghỉ ngơi đích thực và phục hồi sức khỏe, coi đó như một sự thay đổi cần thiết giữa hai giai đoạn hoạt động sáng tạo. Hoạt động phục hồi không phải là hoạt động tùy tiện, trốn tránh không có mục đích. Nó bao gồm những hoạt động có giá trị của Phần tư thứ II như sau:
• Xây dựng, củng cố, hay phục hồi các mối quan hệ với gia đình và bạn bè.
• Tái cam kết đối với các giá trị sâu sắc thông qua các hoạt động tôn giáo.
• Khôi phục sức khỏe thông qua nghỉ ngơi và giải trí.
• Phát triển tài năng thông qua các đam mê và sở thích.
• Hoạt động đóng góp thông qua phục vụ cộng đồng.
Kinh nghiệm cho chúng ta thấy giá trị to lớn của hoạt động phục hồi hàng tuần. Khi chúng ta chịu sức ép của công việc khẩn cấp và phải làm việc hết ngày này sang ngày khác cho đến cuối tuần mà không có thay đổi hoạt động hay giảm nhịp điệu, chúng ta cảm thấy bị quá tải, mất đi sức lực và tầm nhìn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Điều đó cũng giống như đọc một câu dài vô tận, hết trang này sang trang khác mà không có một dấu phẩy hay dấu chấm, hay nghe một bản nhạc liên tục mà không có ngắt quãng. Cuối cùng, chúng ta buộc phải trốn vào Phần tư thứ IV, và sự thay đổi nhịp điệu tuy có làm cho chúng ta thấy dễ chịu, nhưng không xóa đi cảm giác trống rỗng và không thỏa mãn, rốt cuộc chúng ta vừa không được phục hồi sức khỏe, vừa không được giải trí đích thực.
Lãnh đạo bản thân là biết dùng trí tuệ để nhận ra nhu cầu phục hồi và để bảo đảm hàng tuần có hoạt động nghỉ ngơi giải trí đích thực.
Bản thân việc tổ chức công việc hàng tuần theo Phần tư thứ II là một hoạt động phục hồi. Thông qua nó, chúng ta phục hồi nhận thức về các nhu cầu cơ bản và năng lực, các nguyên tắc “chính Bắc” của chúng ta. Chúng ta phục hồi sự liên kết với bốn khả năng thiên phú của con người và những cam kết về sự cống hiến, sống vì mục đích cao hơn bản ngã. Chúng ta phục hồi sức mạnh của viễn cảnh, sự cân bằng các vai trò, sức mạnh của các mục tiêu trong cuộc sống. Sau khi thực hành cách lập kế hoạch hàng tuần, có một học viên viết thư cho chúng tôi như sau:
Tôi từng dành các buổi tối chủ nhật cho các hoạt động thuộc Phần tư thứ IV, xem ti-vi. Nhưng sau đó tôi nhận ra đó là khoảng thời gian tôi có được sự bình yên nhất trong tâm hồn. Nên tôi đã dành thời gian này đi nhà thờ, sinh hoạt với gia đình. Điều đó tạo ra một khuôn khổ tuyệt vời cho đầu óc để rà soát lại sứ mệnh cá nhân, các vai trò và mục tiêu của mình. Vì vậy, giờ đây tôi dành thời gian các tối chủ nhật để lập kế hoạch cho tuần tới.
Một số người thích lập kế hoạch vào chiều thứ sáu trước khi rời nhiệm sở. Một số người khác thích làm việc này vào sáng chủ nhật hay đầu buổi sáng thứ hai. Điều quan trọng là bạn nên thực hiện điều này khi ở một mình để có thể kết nối với cuộc sống nội tâm của bản thân. Khi không có hoạt động phục hồi đều đặn, người ta thường bị xô đẩy từ mọi phía. Thay vì chủ động hành động, họ luôn bị động đối phó.
Hoạt động phục hồi hàng ngày
Cách lập kế hoạch hàng tuần đem đến bối cảnh cho hoạt động phục hồi cân bằng hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn dành một giờ mỗi ngày cho việc phục hồi, bạn có thể coi “sự cân bằng” có nghĩa là luyện tập sức khỏe 15 phút, trò chuyện với cô con gái vị thành niên 15 phút, tự học 15 phút và thiền định 15 phút.
Tuy nhiên, bạn sẽ thấy khả năng thực hiện tăng lên khi bạn mở rộng tầm nhìn sang thời gian tuần lễ. Các chuyên gia sức khỏe nói rằng để đạt được “hiệu quả luyện tập”, bạn cần đầu tư thời gian ít nhất ba lần một tuần, mỗi lần 30 phút để luyện tập hết sức, và cho cơ thể nghỉ ngơi giữa các lần tập. Việc nhấn mạnh đến sự phục hồi thể chất trong ba ngày đó sẽ có hiệu quả tích cực hơn là việc kiên trì bỏ ra 15 phút hàng ngày để tập nhẹ. Vào những ngày bạn không luyện tập thực sự, bạn có thể thư giãn hay đi bộ - có thể làm tăng giá trị của hoạt động đó bằng cách cùng đi bộ với vợ hoặc chồng của bạn, hoặc vừa luyện tập vừa nghe nhạc. Vào những ngày đó, bạn có thể dành thời gian để đọc sách bổ ích tạo cảm hứng cho bạn. Mặc dù nội dung và thời điểm của hoạt động phục hồi có thể thay đổi hàng tuần, bạn vẫn rèn giũa bản thân một cách cân bằng và tối ưu.
2. Tổng thể - bộ phận - tổng thể
Khi rà soát tuyên ngôn sứ mệnh của mình, chúng ta nhìn tổng thể – bức tranh lớn, mục đích sống, ý nghĩa việc chúng ta làm. Nhưng nếu sa vào tổng thể, chỉ nhìn rừng mà không thấy cây, chúng ta sẽ trở nên mơ mộng viển vông. Do đó chúng ta cần chuyển từ tổng thể sang các bộ phận – những vai trò và mục tiêu cụ thể của chúng ta. Chúng ta nhìn “cận cảnh” vào từng bộ phận trong cuộc sống của mình. Nhưng nếu sa vào các bộ phận, chỉ nhìn cây không thấy rừng, chúng ta sẽ làm cho cuộc sống trở nên máy móc, bị phân đoạn, manh mún.
Do đó, chúng ta phải ghép những bộ phận của quy trình thành một tổng thể, kết hợp sức mạnh của hai cách nhìn thời gian khác nhau thông qua ống kính bình thường của cách tổ chức công việc theo tuần lễ.
Khi ghép các bộ phận lại với nhau, chúng ta sẽ thấy sự tương tác qua lại giữa các bộ phận. Khi nhìn rõ từng bộ phận của cuộc sống – công việc, gia đình, phát triển cá nhân, hoạt động cộng đồng – chúng ta sẽ có sức mạnh để cống hiến và hoàn thành sứ mệnh của mình. Chúng ta sẽ thấy bộ phận này bổ sung đóng góp cho bộ phận khác như thế nào, tính cách và năng lực trong từng vai trò đóng góp cho việc thực hiện tất cả các vai trò ra sao.
Cách nhìn “tổng thể - bộ phận - tổng thể” cho phép chúng ta tạo ra sự hiệp lực giữa các vai trò cũng như loại bỏ các hàng rào ngăn cách giả tạo giữa các vai trò và các mục tiêu.
Tạo ra sự hiệp lực giữa các mục tiêu
Tư duy tổng thể - bộ phận - tổng thể cho chúng ta sức mạnh để tạo ra sự hiệp lực giữa các vai trò và mục tiêu. Chúng ta nhận thấy có một số hoạt động có thể kết hợp lại và đem đến kết quả tốt hơn so với thực hiện riêng lẻ. Tuy nhiên, cũng có một số hoạt động không nên kết hợp lại – vì chúng đòi hỏi sự tập trung đặc biệt.
Ví dụ, khi tổ chức công việc hàng tuần, chúng ta có thể kết hợp mục tiêu làm cha mẹ “thắt chặt mối quan hệ cha con” với mục tiêu rèn giũa bản thân “luyện tập thân thể” bằng cách lập kế hoạch dẫn con đi bơi. Chúng ta có thể kết hợp mục tiêu học ngoại ngữ với mục tiêu phục vụ cộng đồng bằng cách tự nguyện làm việc với một nhóm người thiểu số đang cần sự giúp đỡ của cộng đồng. Khi đã thực sự phát triển được tâm lý dồi dào, chúng ta sẽ có khả năng kết hợp nhiều mục tiêu hơn. Chúng ta có thể kết hợp việc chuẩn bị một bữa ăn, gặp gỡ người láng giềng mới, và chuẩn bị cho cuộc họp câu lạc bộ, bằng cách nấu nướng cùng một lúc cho ba nơi, một cho gia đình, một để mời láng giềng, và một để tủ lạnh dành cho cuộc họp câu lạc bộ, mà không phải mất thời gian nấu riêng cho từng sự kiện. Các trường hợp tương tự là muôn hình muôn vẻ. Có vô số cách chúng ta có thể tạo ra sự hiệp lực trong cuộc sống mà trước đó chúng ta không nhận ra nếu theo cách nhìn phân đoạn, tuyến tính.
Tuy nhiên, mục tiêu của chúng ta không phải là chất đầy vào lịch trình càng nhiều hoạt động càng tốt, hoặc cố tìm cách làm tất cả mọi thứ cùng một lúc. Chúng ta không ảo tưởng biến thành một siêu nhân. Mục đích của chúng ta là sử dụng trí tưởng tượng sáng tạo để tìm ra các phương cách hiệp lực, dựa vào nguyên tắc để đạt được mục tiêu với kết quả lớn hơn so với cách thực hiện từng mục tiêu riêng lẻ.
Cách thử nghiệm tốt nhất là bạn hãy xem xét cảm nhận từ bên trong con người mình khi bạn liên kết các mục tiêu. Nếu cảm thấy khiên cưỡng hay gò bó, có thể là bạn đang vi phạm một nguyên tắc nào đó – có thể bạn đang dàn trải quá mức – và các mục tiêu nên được thực hiện riêng rẽ. Khi các hoạt động được kết hợp một cách tự nhiên, bạn sẽ cảm thấy yên tâm, thanh thản, vì bạn hành động phù hợp với các nguyên tắc.
Có nhiều cách để tạo ra sự hiệp lực nhờ phiếu công việc hàng tuần. Chẳng hạn chỉ cần vẽ một đường nối các mục tiêu lại và dịch chuyển hoạt động hiệp lực sang một ngày thích hợp trong tuần.
Một cách làm khác là viết ra các hoạt động hiệp lực trong cột có tên gọi “Điều cần nhớ” và đánh dấu sao hay ký hiệu khác vào các hoạt động thể hiện các mục tiêu của bạn.
Khi đã tạo ra sự hiệp lực, chúng ta có thể đưa các hoạt động đã được lựa chọn vào kế hoạch tuần, dưới dạng các cuộc hẹn hay các ưu tiên cho từng ngày.
Xóa bỏ các rào cản giả tạo
Chúng ta thường dựng các bức tường ngăn cách giữa công việc, gia đình và thời gian cho cá nhân. Chúng ta hành động cứ như là hễ hoạt động trong lĩnh vực này thì không có ảnh hưởng gì đến hoạt động trong các lĩnh vực khác. Dù vậy, chúng ta đều biết rằng những hàng rào đó là giả tạo. Một ngày làm việc tồi tệ tại công sở có thể gây ra một cảm giác thất vọng, thiếu nhiệt tình, có ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và cuộc sống gia đình của chúng ta. Những rắc rối cá nhân và trong gia đình có thể ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của chúng ta. Ngược lại, mối quan hệ gia đình yên ấm có thể có ảnh hưởng tích cực đến tinh thần làm việc, và khi có điều gì đó tốt đẹp xảy ra tại nơi làm việc, chúng ta muốn chia sẻ điều đó với gia đình, bạn bè.
Cuộc sống là một tổng thể không thể chia cắt. Khi chúng ta tạo ra mối liên kết giữa các khía cạnh của cuộc sống và có ý thức chung về mục đích, chúng ta sẽ thấy rằng sự phục hồi trong bất cứ vai trò nào cũng tạo ra sự phục hồi trong các vai trò khác. Tại nơi làm việc, chúng ta gắn bó với những mục đích của tổ chức, và tìm thấy sự thỏa mãn qua việc đóng góp cho mục đích đó. Chúng ta cũng tìm thấy sự thỏa mãn qua việc phục vụ tốt khách hàng của mình hay qua sự trưởng thành và phát triển của những người do chúng ta đào tạo hay cùng làm việc với họ. Khi chúng ta đầu tư và gắn kết theo nhiều cách để đem đến sự trưởng thành và cống hiến, chúng ta sẽ cảm thấy sảng khoái hơn, dễ chịu hơn khi từ công sở trở về nhà vào buổi tối so với khi rời nhà đi làm vào buổi sáng.
Ở nhà, chúng ta có thể đầu tư vào các hoạt động phục hồi cá nhân, giúp tăng cường sức mạnh của chúng ta trong các vai trò khác. Thời gian dành cho gia đình có thể tạo ra các mối quan hệ sâu sắc hơn khi chúng ta cống hiến cho những người thân. Chúng ta có thể cùng với gia đình đóng góp cho cộng đồng hay giúp đỡ bạn bè. Khi chúng ta đầu tư vào cuộc sống phong phú gồm cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình và cuộc sống xã hội, chúng ta sẽ cảm thấy sảng khoái và dễ chịu hơn khi rời nhà đi làm vào buổi sáng so với lúc từ công sở trở về nhà tối hôm trước.
Tư duy tổng thể - bộ phận - tổng thể giúp chúng ta nhìn thấy các mối quan hệ và tạo ra các liên kết dẫn đến sự trưởng thành, cống hiến, sự mãn nguyện thay vì sự phân tán, thất vọng và ích kỷ. Nó trở thành một lối tư duy tiềm thức giúp chúng ta gắn kết với cuộc sống và ghép các bộ phận cấu thành thành một bức tranh đẹp. Đó là “cách nhìn” phong phú dẫn đến hành động phong phú và lối sống phong phú.
3. Đặt nội dung trong bối cảnh
Sự ưu tiên tùy thuộc vào bối cảnh, hay “bức tranh lớn hơn” trong đó diễn ra các sự việc. Ví dụ, giả sử lúc này có ai nói với bạn rằng một người thân của bạn đang gặp vấn đề nghiêm trọng cần được giúp đỡ, có lẽ bạn sẽ bỏ ngay tức thì cuốn sách đang đọc này để đến giúp người thân của bạn. Tại sao? Vì bối cảnh quyết định cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn đã thay đổi.
Cách tổ chức công việc hàng tuần đặt nội dung – các hoạt động trong cuộc sống – trong bối cảnh của những điều quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Đây là sự đổi mới theo bức tranh lớn hơn đưa chúng ta gắn kết với các mục đích và khuôn mẫu của cuộc sống. Nó tạo ra một khuôn khổ có sức mạnh phản ánh sự sáng suốt của chúng ta trong việc xác định đâu là điều quan trọng nhất, và ưu tiên cho điều đó. Khi bị thúc ép, lôi cuốn vì những việc khẩn cấp, vì tâm trạng, hay sự vẫy gọi của những cơ hội đến bất ngờ, chúng ta sẽ có chỗ dựa vững chắc để cân nhắc cái giá của sự thay đổi. Chúng ta đặt nội dung vào bối cảnh để chọn ra cái “tốt nhất” thay vì chọn cái “tốt vừa”.
Như ghi nhận sau đây của một người:
Trước khi thực hiện tổ chức công việc hàng tuần, tôi thường giật mình mỗi khi tiếng chuông điện thoại reo. Nếu có ai báo cho tôi về cuộc họp nào đó, tôi sẽ đi ngay. Bây giờ tôi có thể nói: “Tôi cũng muốn đến đó, nhưng tôi đã hứa gặp con gái tôi vào giờ này rồi”. Đôi khi tôi buộc phải hủy cuộc hẹn với người bạn vì bận công việc tại nhiệm sở, nhưng tôi xếp lại cuộc hẹn vào lúc khác nếu đó là quan trọng. Không có việc gì đi vào lịch trình làm việc, trừ khi việc đó quan trọng.
Tổ chức công việc theo Phần tư thứ II không có nghĩa là ưu tiên cho những việc có trong lịch trình; mà là xếp lịch trình cho những việc ưu tiên. Nó cũng không phải là việc lấp kín mọi khoảng thời gian bằng các hoạt động đã dự trù; mà đó là việc đưa các “viên đá lớn” vào bình trước và lấp đầy khoảng trống bằng bất cứ thứ gì cần thiết khác như cát, sỏi, nước.
Mục đích không phải chất đầy bình chứa, mà là bảo đảm cho viên đá lớn được đưa vào trước và cái bình không quá đầy để còn chỗ dành cho sự thay đổi theo sự mách bảo của lương tâm.
Để làm cho nội dung phù hợp với bối cảnh, việc tạo ra các vùng cấm về thời gian và dành thời gian cho công việc chuẩn bị là rất bổ ích đối với nhiều người.
Tạo ra các vùng cấm về thời gian
Vùng cấm về thời gian là một lượng thời gian lớn, có thể hoán đổi được, được dành riêng cho các hoạt động quan trọng cụ thể. Nếu công việc gia đình là điều có ý nghĩa lớn đối với bạn, bạn có thể để dành riêng sáng thứ bảy hàng tuần cho các hoạt động của gia đình trong kế hoạch hàng tuần. Khi làm điều này, bạn không ước hẹn hay cam kết chắc chắn rằng mọi buổi sáng thứ bảy, bạn nhất thiết sẽ làm các công việc gia đình. Nhưng khi bạn lập kế hoạch cho các hoạt động và mục tiêu khác, bạn sẽ thường dành thời gian đó cho các hoạt động của gia đình.
Nếu bạn là người tích cực hoạt động trong cộng đồng hay câu lạc bộ tình nguyện, nơi có cuộc họp vào các buổi tối thứ năm, cứ hai tuần một lần, bạn có thể để dành các buổi tối thứ năm cho các hoạt động đó. Khi không có cuộc họp, bạn có thể dùng thời gian đó để phân công nhiệm vụ cho các thành viên câu lạc bộ, hay làm bất cứ việc gì khác bạn thấy cần để làm tròn vai trò đó của mình.
Trong công việc, bạn có thể để dành riêng thời gian vào một buổi sáng hàng tuần cho cuộc gặp trực tiếp với các nhân viên. Khi có nhân viên muốn gặp bạn, bạn có thể hướng cuộc hẹn vào vùng thời gian dành cho việc đó. Bạn cũng có thể để dành riêng một lượng thời gian trong tuần dự kiến cho cuộc gặp với khách hàng mới, đọc tạp chí chuyên ngành, hay tiến hành lập kế hoạch dài hạn.
Các vùng cấm về thời gian cho chúng ta một khuôn khổ để tổ chức công việc hàng tuần hiệu quả hơn. Đây không phải là việc chất kín cả tuần lễ bằng các vùng cấm về thời gian, mà là để riêng ra một lượng thời gian cụ thể để tập trung cho những hoạt động ưu tiên cao.
Có nhiều ưu điểm trong việc sử dụng các vùng cấm về thời gian. Trước hết, bạn có khoảng thời gian dành riêng ra cho các hoạt động được ưu tiên cao, thường là các hoạt động thuộc Phần tư thứ II. Nó cũng cho bạn một ý thức về trật tự trong cuộc sống của bạn mà người khác cũng nhận thấy và tôn trọng. Nếu họ biết bạn đã dành các tối thứ năm cho hoạt động câu lạc bộ tình nguyện, thì họ sẽ đợi đến ngày này để bàn với bạn về vấn đề câu lạc bộ, thay vì gây gián đoạn cho bạn vào các ngày khác trong tuần.
Do các vùng cấm về thời gian thường có thể hoán đổi, nên bạn sẽ có được sự linh hoạt trong lịch trình của mình mà không phải hy sinh thời gian bạn đã phân bổ trong tuần. Ví dụ, nếu đột nhiên bạn được người khác nhường cho cặp vé đi dự buổi hòa nhạc vào tối thứ năm do họ bận đột xuất không đi được, bạn có thể chuyển thời gian dành cho gia đình sang tối thứ năm, để dẫn vợ đi xem hòa nhạc và sẽ chuyển công việc của câu lạc bộ sang sáng thứ bảy. Trong phạm vi tuần đó, bạn vẫn hoàn thành những việc quan trọng nhất cho cả hai vai trò.
Các vùng cấm về thời gian cũng giúp làm rõ các kỳ vọng đối với người khác. Nếu bạn có một trợ lý giúp bạn xếp lịch cho các cuộc hẹn, vùng cấm về thời gian sẽ có lợi cho cả hai người. Khi biết những vùng cấm về thời gian của bạn vào các ngày thứ hai, thứ tư và thứ sáu từ 10 giờ đến 16 giờ là dành cho các cuộc gặp theo lịch hẹn trước, người trợ lý của bạn sẽ biết rằng bạn không dùng thời gian này cho việc gì khác, nếu không trao đổi trước. Đồng thời bạn cũng biết trợ lý của bạn sẽ không xếp lịch các cuộc hẹn vào các khoảng thời gian khác nếu không hỏi ý kiến bạn trước.
Dành thời gian cho công việc chuẩn bị
Phần lớn sự bực bội và lo lắng của chúng ta xuất phát từ cảm giác thiếu sự chuẩn bị. Nhiều hoạt động trở thành khẩn cấp do thiếu sự chuẩn bị chu đáo. Thông qua tổ chức công việc hàng tuần, chúng ta sẽ tạo ra khuôn khổ thuận lợi và khuyến khích cho việc chuẩn bị.
Ví dụ, nếu bạn được yêu cầu phải thuyết trình tại cuộc họp vào sáng thứ sáu, bạn có thể phải bỏ ra một số thời gian vào thứ tư để chuẩn bị và thứ năm để diễn tập. Nếu bạn có kế hoạch làm vườn vào sáng thứ bảy, bạn có thể phải đến cửa hàng mua hạt giống và dụng cụ vào thứ sáu.
Những thành công mà chúng ta muốn trong cuộc sống hiếm khi có được nhờ sự tình cờ. Hầu hết thành công được tạo ra nhờ việc lập kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị chu đáo. Sự sáng suốt khi tổ chức công việc hàng tuần sẽ cho chúng ta tầm nhìn để bố trí thời gian cần thiết cho công việc chuẩn bị đó. Đương nhiên, khi công việc diễn ra theo đúng kế hoạch, chúng ta sẽ đạt được hiệu quả cao hơn nếu chuẩn bị tốt. Nhưng ngay cả khi tình hình thay đổi, thời gian bỏ ra cho việc chuẩn bị cũng sẽ giúp chúng ta nhận ra sớm hơn và chính xác hơn sự thay đổi để chuyển hướng một cách đúng đắn.
Khi đã quen với cách lập kế hoạch theo tuần, bạn sẽ không còn muốn bị hạn chế trong cách lập kế hoạch thiển cận hàng ngày nữa. Đặt nội dung vào bối cảnh giúp bạn có các quyết định khôn ngoan và có hiệu quả hơn trong thời khắc đưa ra sự lựa chọn.
Sự khác biệt về chất lượng cuộc sống
Để ưu tiên cho điều quan trọng nhất trong cuộc sống mà chỉ dựa vào mô thức thời gian tuần tự là một điều bất khả. Vì theo mô thức này, điều quan trọng trong cuộc sống của chúng ta và việc làm được điều đó đến đâu là tùy thuộc vào chiếc đồng hồ cơ khí hay các tấm lịch bàn. Tiếng kêu tíc tắc của kim đồng hồ cũng được coi là nhịp điệu của cuộc sống.
Nhưng cách lập kế hoạch hàng tuần với tầm nhìn xa hơn, là cách nhìn và lối sống hoàn toàn mới. Để hiểu rõ sự khác biệt này, cách tốt nhất là qua trải nghiệm.
Chúng tôi thường nghe những ý kiến tâm sự như sau:
Công việc chuyên môn từng ngốn gần hết thời gian của tôi, nhưng bây giờ không còn như vậy nữa. Tôi cảm thấy như trút bỏ được gánh nặng khỏi đôi vai và tôi trở lại cuộc sống vui vẻ như trước. Tôi làm được nhiều việc tại công sở mà vẫn có nhiều thời gian cho các vai trò khác của mình. Cuộc sống của tôi trở lại thăng bằng.
Tôi tìm ra một khối lượng đáng kể thời gian có chất lượng. Trước đây, tôi thường nói: “Tôi không có đủ thời gian trong ngày, trong tuần. Tôi có quá nhiều việc phải làm”. Đôi khi giờ đây tôi cũng trở lại thói quen cũ, nhưng tôi yên tâm khi hiểu rằng mình đã có chỗ dựa vững chắc và tôi có thể giữ được cân bằng và điều chỉnh lại mình một cách nhanh chóng. Cũng có những lúc hối hả, công việc đầy rẫy không thể chờ đợi, nhưng có điểm khác là tôi vẫn có thể dành ra một số thời gian cho bản thân và hiểu rõ rằng điều này cũng quan trọng chẳng kém công việc thuộc Phần tư thứ I như có khách hàng đột xuất hay các việc khẩn cấp khác. Trước đây tôi nghĩ phải đặt lịch trình theo giờ trong ngày, nhưng nay tôi nhận ra điều quan trọng không phải là xếp lịch cho từng việc nhỏ, mà là ưu tiên làm những việc quan trọng nhất.
Sự thay đổi đáng chú ý nhất là với con cái của tôi. Các ngày thứ hai luôn là những ngày bận rộn, với việc con gái tôi đi cưỡi ngựa, con trai đi tập bóng đá và cả nhà sum họp cùng ăn cơm tối. Theo cách tổ chức công việc hàng tuần, tôi bàn bạc với vợ là chúng tôi sẽ đặc biệt dành nhiều thời gian cho con cái, mỗi người dẫn một đứa đi ăn ngoài trước hoặc sau bữa tập của con và chúng tôi sẽ tập trung cho con cái nhiều hơn là cho những việc bận rộn quanh năm. Thứ hai tuần trước, sau khi thực hiện kế hoạch được hai tuần, cậu con trai khoác tay tôi khi chúng tôi vừa rời hiệu ăn trên đường đến sân tập bóng đá. “Thứ hai là ngày con thích nhất trong tuần, bố ạ”, thằng bé nói khi chúng tôi bước ra xe, “Con đều thấy vui dù bố hay mẹ đưa con đi tập, con chỉ muốn được nói chuyện”.
Có những vấn đề về chất lượng cuộc sống mà chúng ta không thể giải quyết đơn giản thông qua mô thức thiển cận về thời gian tuần tự (chronos). Ngay cả việc đơn giản như đưa phiếu công việc hàng tuần vào hệ thống lập kế hoạch hàng ngày cũng tạo ra sự khác biệt lớn. Nhưng sự khác biệt còn lớn hơn nữa khi chúng ta đưa vào mô thức thời gian chất lượng (kairos) hay mô thức dồi dào – khi chúng ta coi tất cả các bộ phận trong cuộc sống của chúng ta đều quan trọng đối với sứ mệnh của chúng ta, và sự hiệp lực giữa các bộ phận này sẽ tạo ra sức mạnh cho tổng thể. Cuộc sống trở thành một chu kỳ hữu ích của phát triển và học tập không ngừng, của sự hoàn thiện các mối quan hệ và sự cống hiến có ý nghĩa.
Tầm nhìn hàng tuần nuôi dưỡng sự cân bằng và cho chúng ta bối cảnh để có sự lựa chọn có hiệu quả, theo từng thời điểm, về những điều chúng ta quyết định dành ưu tiên trước tiên trong cuộc sống.
CÁCH VẬN DỤNG TẦM NHÌN HÀNG TUẦN
• Bố trí thời gian cụ thể mỗi tuần để tổ chức công việc trong Phần tư thứ II của bạn. Tìm một chỗ thích hợp để xem xét nội tâm và suy ngẫm.
• Trong tuần, ghi lại các tình huống mà bạn có cách xử lý khác biệt nhờ có tầm nhìn hàng tuần. Ghi lại điều này trong hồ sơ của bạn. Đánh giá trải nghiệm đó vào cuối tuần.
• Nếu bạn chưa sẵn sàng làm như vậy, hãy để ra một ngày trong tuần để phục hồi, để suy ngẫm và tái cam kết – chứ không phải chỉ để nghỉ ngơi giải trí. Trong ngày này, bạn đừng làm những việc bạn vẫn thường làm vào những ngày khác. Sau một tháng, bạn đánh giá lại kết quả.
• Nếu cuộc sống và công việc của bạn có quan hệ với những người khác, nên trao đổi với họ về việc tổ chức công việc hàng tuần. Tìm cách phối hợp các hoạt động của bạn để đạt được kết quả tốt hơn trong các mục tiêu chung với mọi người.
