Còn sống, thì còn học hỏi cách sống.
- Seneca
R oger: Trong khi tư vấn cho một công ty lớn nhiều năm trước đây, tôi có dịp làm việc và trở thành bạn với một nhà tâm lý học đã lớn lên tại thành phố New York. Do chúng tôi hay gặp nhau trong cùng một nhóm làm việc, nên tôi thường được nghe anh kể chuyện về việc anh và bạn đồng nghiệp tiến hành thí nghiệm với các con chuột trong các đường rãnh quanh co như mê cung. Họ đặt con chuột vào một đầu của đường rãnh, đặt thức ăn ở đầu kia rãnh rồi quan sát con chuột chạy quanh quẩn cho đến khi nó tìm ra thức ăn. Lần sau khi đặt con chuột đó vào, thì nó ít chạy quanh quẩn hơn và chạy đến chỗ để thức ăn nhanh hơn. Sau một lúc, nó lao nhanh qua đường rãnh và chạy đến ngoạm vào mẩu thức ăn chỉ trong vài giây.
Sau đó họ lấy thức ăn đi. Rồi đặt con chuột vào, cứ mỗi lần như thế nó chạy thẳng vào cuối đường rãnh. Nhưng không lâu sau, nó nhận ra không còn thức ăn ở đó và thôi không chạy nữa.
“Đó là sự khác biệt giữa con chuột và con người”, người bạn của tôi nói. “Con chuột thì dừng lại!”.
Mặc dù bình phẩm của anh chỉ để nói đùa, nhưng điểm mấu chốt mà nhà tâm lý học này đưa ra là rất đúng với thực tế. Chúng ta thường bị sa vào con đường mòn, những công việc buồn tẻ hàng ngày, những khuôn mẫu và thói quen vô tích sự. Chúng ta không ngừng làm những việc lặp đi lặp lại, hết tuần này qua tuần khác – đấu tranh với thói xấu cũ, nhược điểm cũ, lặp lại những sai lầm cũ. Chúng ta không thực sự học hỏi từ cuộc sống của chúng ta. Chúng ta không dừng lại để tự hỏi: Mình học được gì từ tuần lễ này để tuần sau không lặp lại những việc làm vô tích sự?
Đánh giá kết quả: Nối liền vòng tròn khép kín
Giá trị của mỗi tuần làm việc không chỉ giới hạn trong phạm vi các công việc chúng ta đã làm trong tuần; nó còn bao gồm những điều chúng ta học tập được từ đó và trở thành một phần của kết quả công việc. Do đó, một tuần làm việc chưa thể coi là hoàn thành nếu không có hành động xem xét đánh giá kết quả.
Đánh giá kết quả là bước cuối cùng – và cũng là bước đầu tiên – trong một chu kỳ sống và học tập nhằm đưa đến sự trưởng thành và phát triển theo đường xoắn ốc. Nó đưa chúng ta trở lại điểm xuất phát của quá trình một lần nữa, nhưng với năng lực cao hơn. Khi học hỏi từ cuộc sống, chúng ta sẽ được chuẩn bị tốt hơn để rà soát lại sứ mệnh và các vai trò của mình, đặt ra các mục tiêu, tạo ra một khuôn khổ cho một tuần làm việc mới và hành động với sự chính trực cao hơn. Khi chúng ta tổ chức công việc, hành động, đánh giá... tổ chức, hành động, đánh giá... và lại tổ chức, hành động, đánh giá..., tuần lễ của chúng ta biến thành các chu kỳ lặp đi lặp lại của việc học tập và trưởng thành.
“Hãy làm người quan sát nếu bạn muốn có một tâm hồn trong sáng”, một nhà văn đã nói, “vì bất cứ hành động nào của bạn đều có tác động nhất định đến con người bạn”.
C. S Lewis từng viết: “Điều tôi thích thú ở kinh nghiệm là chỗ nó luôn trung thực... Bạn có thể tự lừa dối mình, nhưng kinh nghiệm thì không tìm cách lừa dối bạn. Vũ trụ luôn vang lên tiếng nói của sự thật, bất cứ bạn thử nó ở đâu”.
Chu kỳ sống và học tập cũng được coi là cốt lõi của tinh thần kaizen – thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là không ngừng cải tiến. Nó tương phản rõ rệt với tư duy của phương Tây “Nếu nó chưa hỏng, thì đừng có sửa chữa nó!”. Nó phù hợp với lời khuyên của Seneca: “Còn sống, thì còn học hỏi cách sống”. Nó cũng là sự áp dụng Điều luật thứ Năm của Peter Senge đối với các tổ chức có hiệu quả, không ngừng học tập được vận dụng cho cá nhân:
Sự học tập đích thực đi vào trung tâm ý nghĩa của việc làm người. Thông qua học tập, chúng ta tái tạo lại bản thân. Thông qua học tập, chúng ta sẽ có khả năng làm được những điều mà chúng ta chưa bao giờ làm được. Thông qua học tập, chúng ta tăng cường khả năng sáng tạo, trở thành một phần của quá trình sinh thành của cuộc sống. Trong mỗi con người chúng ta đều có khát vọng sâu sắc đối với cách học tập này.
Sự thừa nhận tầm quan trọng của quá trình đánh giá kết quả được phản ánh trong cái được gọi là Chu kỳ Tăng trưởng hay Chu kỳ Đánh giá, mà những biến thể của nó được áp dụng trong Quy trình Kiểm tra Chất lượng Toàn diện (Total Quality Movement) và các quy trình khác mà trọng tâm là sự hoàn thiện và tăng trưởng. Thông qua việc đánh giá kết quả của cá nhân hàng tuần, chúng ta sẽ tăng cường sự tự nhận thức, rèn luyện lương tâm và xây dựng các thói quen tốt của tâm hồn.
Cách đánh giá kết quả tuần làm việc
Việc đánh giá kết quả có thể được thực hiện trong sổ sách cá nhân hay trên bìa sau của phiếu công việc hàng tuần khi bạn tổng kết tuần làm việc và chuẩn bị kế hoạch cho tuần sau. Có thể sẽ hữu ích nếu bạn lập ra một bản danh sách các câu hỏi để mang theo cùng với bản kế hoạch và lướt qua nó hàng tuần trước khi bạn bắt tay vào quy trình tổ chức Phần tư thứ II cho tuần sau. Số câu hỏi không nên quá 5 - 6 câu. Bạn có thể tham khảo từ danh sách các câu hỏi sau:
• Bạn đã đạt được những mục tiêu nào?
• Điều gì đã giúp bạn thực hiện những mục tiêu này?
• Bạn đã gặp phải những thách thức nào?
• Bạn đã vượt qua những thách thức đó bằng cách nào?
• Có phải việc thực hiện những mục tiêu này là cách sử dụng thời gian tốt nhất của bạn?
• Có phải việc tập trung vào các mục tiêu này đã che mắt bạn, khiến bạn không nhìn thấy các cơ hội bất ngờ đối với cách sử dụng thời gian tốt hơn?
• Việc đạt được các mục tiêu này có làm tăng Tài khoản Chính trực cá nhân của bạn không?
• Những mục tiêu nào bạn đã không đạt được?
• Cái gì đã ngăn cản bạn không đạt được các mục tiêu này?
• Nhờ các lựa chọn mà bạn đưa ra, cách sử dụng thời gian của bạn sẽ tốt hơn so với kế hoạch cũ?
• Những lựa chọn của bạn đã tạo ra khoản gửi vào hay rút ra từ Tài khoản Chính trực cá nhân?
• Những mục tiêu nào không đạt được mà bạn nên chuyển sang tuần sau?
• Bạn có dành thời gian để phục hồi, suy ngẫm và tái cam kết?
• Bạn có dành thời gian để rèn giũa bản thân hàng ngày?
• Thời gian dành cho việc phục hồi bản thân có tác động như thế nào đến các lĩnh vực khác?
• Bằng cách nào bạn có thể tạo ra sự hiệp lực giữa các vai trò và mục tiêu?
• Làm thế nào bạn có thể đem tính cách và năng lực có được ở vai trò này áp dụng cho các vai trò khác?
• Những nguyên tắc nào bạn đã áp dụng hay không áp dụng trong tuần? Hậu quả ra sao?
• Bao nhiêu thời gian của bạn được sử dụng trong Phần tư thứ II? Phần tư thứ I? Phần tư thứ III? Phần tư thứ IV?
• Bạn học được gì trong suốt tuần qua?
Khi trả lời các câu hỏi, điều quan trọng là bạn cần sử dụng cái la bàn của bạn – rất trung thực và tự giác, gắn kết với lương tâm, sử dụng ý chí độc lập và trí tưởng tượng sáng tạo để xem xét các khả năng và gắn bó với sự thay đổi tích cực.
Thời gian tuần lễ là bộ phận của một tổng thể lớn hơn
Điều cũng rất có ích là coi từng tuần lễ trong mối liên hệ với tất cả các tuần lễ khác. Bạn có thể tiến hành đánh giá kết quả công việc theo hàng tháng hay hàng quý và tự nêu ra các câu hỏi như sau:
• Bạn nhận ra khuôn mẫu thành công hay thất bại nào trong khi đặt ra và thực hiện các mục tiêu?
• Có phải mục tiêu của bạn là hiện thực nhưng đầy thách thức?
• Cái gì luôn cản trở việc thực hiện các mục tiêu của bạn?
• Những khuôn mẫu hay quy trình nào có thể cải thiện?
• Bạn có đặt ra các kỳ vọng không thực tế không? Bạn sẽ điều chỉnh chúng bằng cách nào?
Rebecca: Vài năm trước đây, có lần tôi cảm thấy rất cần có thời gian để phục hồi bản thân. Roger đã thu xếp ở nhà trông con vài ngày để tôi có thể đi một mình đến một nhà nghỉ, nơi tôi có thể dành nhiều gian cho riêng mình. Đó là một trải nghiệm thật hữu ích. Tôi có thể ôn lại nhiều thời khắc của cuộc sống với tầm nhìn rộng mở, mang lại cho tôi sự hiểu biết sâu sắc. Nhưng ý tưởng bổ ích nhất đến với tôi khi tôi xem xét lại nhiều lần các khuôn mẫu trong cuộc sống của mình, những điều mà tôi không có thời gian nhìn lại trong cuộc sống thường ngày. Khi nhìn tổng thể, tôi nhận ra chính xác hướng đi mà mình đang cần tiến tới, và tôi đã trở về nhà với sự tỉnh táo, khỏe khoắn và cảm thấy gắn kết nhiều hơn với điều thực sự quan trọng trong cuộc sống của mình.
Tôi đã phát hiện ra rằng việc đánh giá bản thân một cách đều đặn và thời gian dành cho sự phục hồi bản thân là một phần rất thiết yếu của việc học hỏi từ cuộc sống. Đó là thời gian để rà soát lại tuyên ngôn sứ mệnh, để suy nghĩ về các mối quan hệ quan trọng trong đời, và đặt ra các mục tiêu bối cảnh trong từng vai trò của tôi. Roger và tôi cũng nhận ra rằng cả hai vợ chồng cùng làm điều này sẽ đem lại sự mới mẻ trong hôn nhân của chúng tôi. Khi chúng tôi dành thời gian ở riêng với nhau một cách đều đặn, để ôn lại tuyên ngôn sứ mệnh chung, để đặt ra các mục tiêu cho các vai trò làm vợ, làm chồng và làm cha mẹ, thì điều đó thực sự cải thiện chất lượng cuộc sống, mối quan hệ vợ chồng và gia đình của chúng tôi.
Quy trình tổ chức, hành động và đánh giá lặp đi lặp lại giúp chúng ta nhận ra những kết quả/hậu quả của sự lựa chọn và hành động của chúng ta. Nó cho chúng ta sức mạnh để học hỏi từ cuộc sống và sống theo điều đã học hỏi được.
Sức mạnh của quy trình
Khi nghĩ lại nội dung của sáu chương trước, bạn có thấy được lý do vì sao chúng tôi nói rằng sức mạnh thực sự của quy trình sẽ chỉ trở nên rõ rệt khi nào bạn có sự liên hệ sâu sắc với các nền tảng của nó? Nếu bạn cũng giống như nhiều người khác, thì trải nghiệm đầu tiên của bạn về quy trình tổ chức Phần tư thứ II về cơ bản là thuộc thế hệ quản trị thứ ba. Nhưng nếu bây giờ bạn trở lại quy trình này với hiểu biết sâu hơn, bạn sẽ thấy rằng mình bắt đầu có sự trải nghiệm của thế hệ quản trị thứ tư nhiều hơn. Bạn có thể đi vào từng bước của quy trình mỗi tuần với những kết quả có ý nghĩa và có sức mạnh hơn.
Hãy xem xét việc hiểu sâu sắc và làm theo sáu bước sau đây sẽ giúp bạn ưu tiên cho điều quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn như thế nào:
• Gắn kết với sứ mệnh giúp bạn tiếp cận với tiếng nói “Có” đang bừng cháy trong nội tâm nhờ nhận thức được những điều quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn. Tiếng nói “Có” tạo ra sự đam mê và sức mạnh giúp bạn có thể nói “Không” – với niềm tin và sự thanh thản – đối với những điều kém quan trọng.
• Rà soát lại các vai trò của bạn cho phép bạn kết nối lại với những cách thức mà qua đó bạn có thể làm những điều quan trọng nhất trong trạng thái cân bằng và hiệp lực.
• Nhận diện các mục tiêu của bạn giúp bạn tập trung có hiệu quả vào điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm mỗi tuần trong từng vai trò nhằm thực hiện sứ mệnh của bạn. Nó cho phép bạn đặt ra các mục tiêu dựa vào nguyên tắc dẫn đến kết quả một cuộc sống có chất lượng.
• Tổ chức tuần làm việc cho phép bạn đưa “các viên đá lớn” – các mục tiêu quan trọng của Phần tư thứ II – vào trước tiên, và sắp xếp các mục tiêu khác ít quan trọng hơn vào xung quanh nó.
• Rèn luyện tính chính trực cho bạn sức mạnh để dừng lại suy nghĩ trong khoảng trống giữa tác nhân và phản ứng, giúp bạn làm những điều quan trọng nhất với sự chính trực trong mọi thời khắc lựa chọn của cuộc sống.
• Đánh giá kết quả giúp bạn biến các tuần làm việc của mình thành quãng thời gian học tập và sống có chất lượng đi lên theo đường xoắn ốc.
Sự biến đổi ở đây là chuyển từ làm nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn sang làm những điều quan trọng nhất một cách có hiệu quả, cân bằng và hiệp lực. Đây là cách tiếp cận tổng thể, có sự gắn kết với việc sống, yêu thương, học tập và để lại một di sản.
Nhưng đến đây vẫn còn một kinh nghiệm phong phú hơn chưa được bàn đến. Nó có liên quan đến sức mạnh hiệp lực của sự tương thuộc - tức sự gắn kết của chúng ta với người khác. Chúng ta sẽ xem xét điều này trong phần tiếp ngay sau đây của quyển sách.
Trước khi chúng ta chuyển sang phần này, chúng tôi khuyên bạn nên dừng lại suy nghĩ xem các mối quan hệ của bạn với người khác sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến thời gian và chất lượng cuộc sống của bạn.
• Bạn mất bao nhiêu thời gian cho các khủng hoảng không cần thiết của Phần tư thứ I do sự kém giao tiếp, hiểu nhầm, hay sự không rõ ràng trong các vai trò và mục tiêu cần đến nỗ lực của nhiều người có sự phụ thuộc lẫn nhau?
• Bạn mất bao nhiêu thời gian trong Phần tư thứ III để vật lộn nhằm đáp ứng các yêu cầu thực sự hoặc theo cảm tính của người khác mà thực ra là chẳng quan trọng chút nào?
• Bao nhiêu thời gian của bạn bị lãng phí trong gia đình hay trong công sở do sự kém giao tiếp, hiểu nhầm, dùng thủ đoạn, nói xấu sau lưng, đổ lỗi, lên án, hay bới lông tìm vết lẫn nhau?
• Có bao nhiêu tiềm năng có ảnh hưởng lớn đến thời gian và chất lượng cuộc sống – như tài năng, tính sáng tạo, sự nhiệt tình của những người mà bạn đang cùng sống và làm việc với họ – vẫn chưa được khai thác?
Với hầu hết mọi người, trừ thời gian để ngủ thì phần lớn thời gian còn lại trong đời được dùng để giao tiếp hay tương tác với người khác – hoặc để xử lý những hậu quả do sự yếu kém trong giao tiếp hay tương tác. Sự tương tác có hiệu quả là điều cốt lõi đối với vấn đề quản trị thời gian. Nhưng các sách báo truyền thống nói chung đều bỏ qua điều này hay đề cập đến nó theo quan điểm giao dịch (transactional). Cách tiếp cận giao dịch xuất phát từ mô thức “sự vật”, mang tính cơ học, kiểm soát và quản lý. Theo đó, con người về cơ bản được xem là các đơn vị sinh học mà chúng ta có thể giao việc để có được kết quả nhiều hơn, hay là những chướng ngại cần xử lý có hiệu quả để bảo đảm thực hiện lịch trình của chúng ta.
Nhưng quan điểm tương thuộc của thế hệ quản trị thứ tư không phải là quan điểm giao dịch; nó là quan điểm làm biến đổi (transformational). Nó làm thay đổi thực sự những ai tham gia vào đó. Nó tạo ra giải pháp thứ ba – giải pháp hiệp lực – tốt hơn nhiều so với giải pháp mà cá nhân có thể đưa ra. Sự tương thuộc của thế hệ quản trị thứ tư là sự phong phú của các mối quan hệ, của cuộc phiêu lưu khám phá, tính linh hoạt và thành quả sâu sắc từ việc coi trọng con người hơn kế hoạch công việc, và niềm vui do việc cùng nhau tạo ra những điều chưa từng có trước đó. Đây là “sự dịch chuyển điểm tựa” xa nhất – sự tăng theo cấp số nhân tính sáng tạo, năng lực và sản lượng do sự kết hợp của sức mạnh và tài năng theo nhiều cách hiệp lực khác nhau.
Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào bản chất tương thuộc của cuộc sống và xem xét tính cách và năng lực của chúng ta ảnh hưởng đến khả năng làm việc với người khác ở mọi phương diện như thế nào. Chúng ta sẽ nói về cách tạo ra sự hiệp lực với người khác thông qua các hoạt động của Phần tư thứ II như là xây dựng tầm nhìn chung và các thỏa thuận ủy quyền. Chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn cách tạo ra cái la bàn chung để giúp bạn hình thành các nhóm làm việc hỗ trợ lẫn nhau làm tăng sức mạnh và giảm bớt điểm yếu của bạn. Cuối cùng, chúng tôi sẽ đề cập đến vấn đề ủy quyền – công cụ chuẩn bị/dự phòng cao nhất của Phần tư thứ II. Bạn sẽ thấy việc tạo ra sự ủy quyền từ bên trong có thể làm tăng khả năng của bạn trong việc hướng tới một kết quả và thành tích cao hơn, đồng thời gây ảnh hưởng tích cực đến những người xung quanh bạn như gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ra sao.
Nếu bạn thích lối sống độc lập, hay vì lý do nào đó bạn không thích đi vào sự phức tạp này, bạn có thể bỏ qua phần này và chuyển ngay sang Phần IV. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu lĩnh vực quan trọng mà phương pháp quản trị thời gian truyền thống hầu như bỏ qua này. Bạn sẽ ngạc nhiên khi phát hiện ra các vấn đề và thấy tiềm năng của sự tương thuộc có ảnh hưởng mạnh mẽ như thế nào đến thời gian và chất lượng cuộc sống của bạn.
