Sự thông thái có được từ sự cân bằng.
Có lẽ điều khó khăn nhất và thường được bày tỏ nhất mà chúng ta nghe thấy trong lĩnh vực “quản trị thời gian” là xuất phát từ sự mất cân bằng.
Nhiều người cảm thấy đau buồn và thất vọng khi họ bỏ qua những lĩnh vực quan trọng của cuộc đời mình. Họ nhận ra họ đã bỏ ra nhiều thời gian và sức lực vào một lĩnh vực trong cuộc sống – như là làm ăn, thi đấu thể thao hay phục vụ cộng đồng – mà lĩnh vực này lại có hại cho các hoạt động thiết yếu khác như là sức khỏe, gia đình, bạn bè. Những người khác có ý thức hơn về các vai trò của mình, nhưng họ trăn trở giữa các vai trò đó. Các vai trò của họ hình như luôn xung đột lẫn nhau và không ngừng cạnh tranh nhau để giành được thời gian hữu hạn và sự chú ý.
Chúng tôi thường nghe thấy những lời phàn nàn như sau:
Tôi muốn quan tâm đến gia đình và thành công trong sự nghiệp. Nhưng công ty của tôi cho rằng tôi không thực sự muốn tiến bộ nếu tôi không đến sở làm sớm hơn, về muộn hơn và làm việc cả ngày nghỉ.
Mà như vậy thì đến lúc trở về nhà tôi đã cảm thấy kiệt sức. Tôi còn nhiều việc phải làm, nhưng tôi không còn sức lực hay thời gian dành cho gia đình. Gia đình tôi cần tôi. Nào là sửa chữa vòi nước cho vợ, đọc truyện cho con, giúp con cái làm bài tập, tâm sự với vợ con. Tôi cũng cần đến người thân. Còn gì là chất lượng cuộc sống nếu không còn thời gian chia sẻ với những người bạn yêu thương nhất?
Và đó là chưa nói đến các vai trò khác của tôi. Tôi muốn là một người láng giềng tốt. Tôi muốn là người có ích trong cộng đồng. Tôi cũng muốn có thời gian cho bản thân để rèn luyện cơ thể, đọc sách – thời gian để thỉnh thoảng suy nghĩ.
Tôi đang bị lôi kéo theo quá nhiều hướng – và tất cả đều quan trọng! Làm sao tôi có thể làm được tất cả?
Xung đột thường được nhắc đến nhiều nhất là xung đột giữa công việc và các vai trò gia đình. Nỗi đau thường được nói đến nhiều nhất là về các mối quan hệ và thiếu sự phát triển cá nhân. Người ta thường nói: “Tôi không thể chạy đủ nhanh để có thể đến được tất cả mọi nơi cần đến trong cuộc sống hàng ngày. Một số điều quan trọng trong cuộc sống của tôi không được thực hiện. Tôi càng chạy nhanh bao nhiêu, tôi càng dễ mất thăng bằng bấy nhiêu”.
Nếu bạn đã từng xem bộ phim The Karate Kid (Võ sĩ nhí Karate), bạn có thể nhớ cảnh trên bãi biển khi sư phụ già Miyagi thúc giục môn đệ trẻ tuổi của mình, Daniel, lướt trên sóng: “Hãy giữ cân bằng!”, “Hãy giữ cân bằng!”.
Hết lần này đến lần khác, cậu bé vật lộn với cơn sóng dữ và bị quật ngã nằm sóng soài trên bãi biển. Cuối cùng cậu ta quay sang nhìn thấy sư phụ từ xa đang đứng thăng bằng trên một cây gỗ. Từ vị trí đó, Miyagi thực hiện nhiều động tác phức tạp của kỹ thuật giữ thăng bằng, biểu diễn động tác thăng bằng hoàn hảo khi ông nhẹ nhàng đổi chân này sang chân kia trên không.
Chúng ta có thể nghe thấy tiếng nói từ sâu trong nội tâm vang lên: “Hãy giữ cân bằng! Hãy giữ cân bằng!”. Nhưng trong phần lớn thời gian, nhiều người chúng ta cũng có cảm giác như Daniel, cảm thấy mình bị sóng đánh ngã từ mọi phương.
Cân bằng là gì?
Rõ ràng, cân bằng là một nguyên tắc “chính Bắc”. Chúng ta nhìn thấy biểu hiện của nó ở khắp mọi nơi – sự cân bằng trong thiên nhiên, sự cân bằng trong thương mại, sự cân bằng lực lượng, những bữa ăn cân bằng các chất.
Nhưng làm cách nào để giữ cân bằng trong cuộc sống của chúng ta?
Nhiều người trong chúng ta nhìn nhận mỗi vai trò mình đảm nhiệm trong cuộc sống như những “bộ phận” tách biệt. Chúng ta coi vai trò của mình tại nơi làm việc hoàn toàn tách rời vai trò của mình ở nhà, và cả hai vai trò này chẳng có liên quan gì đến các vai trò khác như phát triển cá nhân hay phục vụ cộng đồng. Do vậy, chúng ta suy nghĩ dưới góc độ “hoặc/hay là” – chúng ta chỉ tập trung vào vai trò này hoặc vai trò kia mà thôi.
Tư duy phân đoạn này thâm nhập vào tính cách của chúng ta. Con người chúng ta ở nơi làm việc khác với con người chúng ta khi ở nhà. Điều chúng ta làm trong cuộc sống riêng tách biệt với điều chúng ta làm trong cuộc sống công cộng.
Trong cuốn sách “Trí tuệ không qua trường học” (The Unschooled Mind), Howard Gardner cho thấy tác động của tư duy phân đoạn hóa. Nhiều người có bằng cấp học thuật cao làm tốt công việc của mình chừng nào họ làm việc theo những điều họ được đào tạo. Nhưng nếu tiến hành cuộc sát hạch theo cách thay đổi hoàn cảnh hay tình huống thì họ không những làm kém mà còn thi trượt! Họ không thể làm được. Họ không biết suy nghĩ vượt qua các ranh giới.
Trong thực tế, những vai trò của chúng ta trong cuộc sống là các bộ phận của một tổng thể có liên quan chặt chẽ với nhau, một hệ sinh thái sống động trong đó mỗi bộ phận tác động vào bộ phận kia. Như Gandhi đã nhận xét: “Không ai có thể làm điều tốt trong một phần của cuộc sống trong khi đang rắp tâm làm điều xấu ở một phần khác. Cuộc sống là một tổng thể không thể chia cắt”.
Mô thức tổng thể này có xuất xứ từ trí tuệ phương Đông, nơi sự cân bằng được coi là điều thiết yếu của cuộc sống và sức khỏe.
Tạo ra sự hiệp lực giữa các vai trò
Rebecca: Tôi nhớ khi Roger còn học cao học và tôi ở nhà chăm sóc con nhỏ. Vào buổi tối khi chúng tôi nói chuyện về những việc anh ấy làm trong lớp học, điều trở nên ngày càng rõ với chúng tôi là các nguyên tắc đúng trong kinh doanh cũng có thể áp dụng cho sự lãnh đạo và quản lý tại nhà. Điều lý thú khi phát hiện ra rằng các nguyên tắc về trao quyền nhằm nâng cao trách nhiệm và năng lực cho nhân viên cũng có thể áp dụng để nâng cao sức mạnh cho hai đứa con 3 - 4 tuổi để chúng tự dọn sạch sẽ căn phòng.
Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng nhiều nguyên tắc tạo ra các mối quan hệ mạnh mẽ và tích cực trong gia đình cũng có thể đem áp dụng với những kết quả khả quan trong môi trường kinh doanh. Chúng tôi nhận ra niềm tin là cơ sở cho sự hiệp lực có hiệu quả trong công ty; tính chính trực là điều thiết yếu đối với ảnh hưởng lâu dài của công ty.
Khi chúng ta tập trung vào các nguyên tắc, các vai trò khác nhau của chúng ta không còn là những bộ phận được chia nhỏ và tách biệt khỏi cuộc sống của chúng ta.
Sự hiệp lực giữa các vai trò giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và sức lực khi giải quyết vấn đề. Một nguyên tắc, như nguyên tắc chủ động – chịu trách nhiệm cá nhân cho cuộc đời của mình – có sức mạnh trong việc xử lý vấn đề trong hôn nhân cũng như vấn đề của một đứa con vị thành niên bướng bỉnh, hay với một khách hàng nóng tính, hay với ông sếp khó tính, hay với một báo cáo khó chịu. Sự lắng nghe thấu hiểu – trước tiên là lắng nghe – sẽ tạo ra niềm tin và sức mạnh như nhau trong tập thể làm việc cũng như trong các mối quan hệ bạn bè, gia đình và các tổ chức cộng đồng.
Sự hiệp lực này cho chúng ta sức mạnh để nhìn vào các vai trò của mình với tinh thần của MacGyver. Chúng ta có thể suy nghĩ dưới góc độ thỏa mãn mục tiêu phát triển cá nhân để luyện tập và mục tiêu làm cha mẹ để củng cố mối quan hệ với đứa con gái vị thành niên bằng cách dẫn con gái đi xem thi đấu quần vợt. Nếu cần kiểm tra nhà xưởng và huấn luyện một nhân viên mới, chúng ta có thể coi việc cùng đi kiểm tra nhà xưởng như một cách để huấn luyện nhân viên mới đó.
Hiểu rõ sự hiệp lực này sẽ giúp chúng ta vượt qua được những phân vân khi cần lựa chọn giữa các vai trò. Một phụ nữ chọn cách sống ưu tiên cho việc sinh con và nuôi dạy con cái sẽ vượt qua được cảm giác ray rứt khi “bỏ rơi” sự nghiệp. Người phụ nữ ấy có thể trở nên mạnh mẽ bởi viễn cảnh về vai trò làm mẹ của mình cũng là sự đóng góp có ý nghĩa cho xã hội. Cô cũng sẽ phát triển tính cách và năng lực để làm tốt các vai trò khác của mình.
Nghiên cứu gần đây cho thấy rằng cái gọi là “các thuộc tính phụ nữ” (được luyện tập để làm cha mẹ) là những năng lực quan trọng cần có cho việc quản lý có hiệu quả. Nhưng vì sao gần đây chúng ta mới có nhận thức này?
Trong thế kỷ thứ năm trước công nguyên, Xenophon ghi lại rằng Nicomachides, một người lính chuyên nghiệp rất tức giận khi một người đàn ông khác – không có gì hơn anh ta ngoài khả năng cai quản việc nhà – đã được chọn làm tướng thay vì chọn anh ta. Đáp lại, Socrates đã bảo: “Đừng có khinh thường những người đàn ông giỏi cai quản việc nhà; vì sự khác nhau giữa việc nhà và việc công chỉ là ở quy mô mà thôi”.
Ba mô thức nuôi dưỡng sự cân bằng
Khi tiếp cận lần đầu với quy trình tổ chức Phần tư thứ II, hầu hết chúng ta thường nhìn vào đó như cách tốt nhất để tổ chức thông tin và công việc. Nhưng đằng sau lợi ích từ cách nhìn mới này, chúng ta sẽ có lợi ích lớn hơn nếu hiểu sâu hơn về các vai trò sẽ cho chúng ta sức mạnh tạo ra sự hiệp lực và cân bằng trong cuộc sống. Chúng tôi xin nêu lên ba mô thức căn bản tạo ra hiểu biết sâu sắc đó.
1. Các vai trò “tự nhiên” xuất phát từ sứ mệnh của chúng ta
Chúng ta tìm thấy vai trò của mình từ đâu? Nếu chúng ta không cố gắng để tìm nó trong cuộc sống nội tâm sâu sắc của mình, thì nó có thể là sự kết hợp giữa cảm nghĩ về bản thân với tấm gương phản chiếu xã hội.
Nhưng nếu chúng ta cố gắng, các vai trò của chúng ta sẽ giống như cành nhánh của một cái cây đang sống. Chúng mọc tự nhiên từ một thân cây chung – sứ mệnh của chúng ta, sự thỏa mãn riêng các nhu cầu và năng lực của chúng ta – và những cái rễ chung – các nguyên tắc đem đến cho chúng ta sinh khí và cuộc sống. Các vai trò của chúng ta trở thành các kênh qua đó chúng ta sống, yêu thương, học tập và để lại một di sản.
Sự liên kết sâu sắc với viễn cảnh cho chúng ta niềm đam mê và sức mạnh để thực hiện các vai trò. Ví dụ, khi cha mẹ bắt đầu nhận ra vai trò có sức mạnh đặc biệt trong việc làm cha mẹ của mình – cơ hội độc nhất để họ nâng cao sự trưởng thành và phát triển của một cuộc sống mới và sức mạnh mà cuộc sống mới đó tác động đến thế hệ tương lai – họ sẽ trở nên mạnh mẽ và được giải phóng để thay đổi các hoàn cảnh xấu, những thói hư, những điểm yếu của các thế hệ trước. Thay vì truyền lại những điểm yếu này, họ thay đổi chúng. Họ trở thành những người chuyển đổi thay vì những người chuyển tiếp. Một ý thức về di sản sẽ cho họ sức mạnh để họ biến đổi chính mình theo hướng tốt đẹp.
Mỗi vai trò đều rất quan trọng. Thành công ở một vai trò không thể biện minh cho thất bại ở các vai trò khác. Thành công trong kinh doanh không thể biện minh cho thất bại trong hôn nhân; thành công trong cộng đồng không thể biện minh cho thất bại trong vai trò làm cha mẹ. Thành công hay thất bại trong bất cứ vai trò nào đều có ảnh hưởng đến chất lượng của các vai trò khác và đến cuộc sống nói chung.
Thiếu nhận thức về “bức tranh lớn” của các vai trò, chúng ta sẽ dễ dàng bị một số vai trò cuốn hút và bỏ qua các vai trò khác. Đó là lý do vì sao chúng ta cần dành thời gian trong quy trình tổ chức Phần tư thứ II hàng tuần để viết ra các vai trò của mình.
Như tâm sự dưới đây của một nhà quản lý luôn bận rộn:
Trong 17 năm qua trên cương vị một giám đốc doanh nghiệp, tôi đã mời rất nhiều người đi ăn trưa. Nhưng khi tôi viết ra các vai trò của mình, trong đó có vai trò “người chồng”, tôi chợt nhận ra rằng tôi chưa từng dẫn vợ mình đi ăn trưa lần nào cả. Trong khi đó quan hệ vợ chồng là mối quan hệ quan trọng nhất trong đời tôi.
Do đó, nhờ có tổ chức công việc hàng tuần, tôi bắt đầu thực hiện điều này, và qua đó chúng tôi gần gũi nhau nhiều hơn. Sự trao đổi giữa chúng tôi tăng lên, khiến tôi tìm ra những cách khác để làm người chồng tốt hơn. Khi tôi rà soát lại vai trò của người chồng hàng tuần, tôi tin rằng tôi đã làm tốt hơn nhiều vai trò khác của mình.
Viết ra các vai trò của mình hàng tuần sẽ giúp chúng ta luôn chú ý đến các vai trò đó và đến mọi khía cạnh quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là chúng ta phải đặt ra một mục tiêu cho mọi vai trò trong mọi tuần. Cũng không có nghĩa là các vai trò của chúng ta phải giống như nhau mỗi tuần, hay chúng ta phải đề cập đến tất cả các vai trò mỗi tuần. Sự cân bằng trong thiên nhiên dạy cho chúng ta nguyên tắc của thời gian và các mùa. Bạn cần hiểu rằng trong cuộc sống của chúng ta, có khi sự mất thăng bằng chính là sự cân bằng, có khi sự tập trung ngắn hạn sẽ có ích cho toàn bộ sứ mệnh của chúng ta.
Ví dụ, với một người mẹ vừa sinh con, chắc chắn người mẹ đó sẽ cần rất nhiều thời gian để yêu thương, nuôi nấng và chăm sóc đứa bé. Trong thời gian đó, cuộc sống của người phụ nữ này có vẻ như bị mất thăng bằng. Nhưng nếu nhìn cuộc sống từ góc độ tổng thể – nhận thức rằng sự cân bằng là sống, yêu thương, học tập và để lại một di sản trong suốt cuộc đời – chúng ta sẽ thấy ý nghĩa cần thiết của sự mất thăng bằng tạm thời ấy. Những lúc khác, sự mất thăng bằng tạm thời lại có ý nghĩa tạo ra sự cân bằng lâu dài, đó có thể bao gồm việc tham gia vào một dự án xã hội có ý nghĩa, chăm sóc bố mẹ già, hay bắt đầu một việc kinh doanh mới. Có những khoảng thời gian mà sự đầu tư tập trung có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại, giữa sự tầm thường và xuất sắc. Và sự đầu tư, hay không đầu tư, có hệ quả to lớn đối với những người có liên quan – vợ chồng, con cái, các nhân viên, đồng nghiệp, cộng đồng nói chung. Trong những lúc chủ động mất thăng bằng như vậy, chúng ta có thể cảm thấy yên tâm khi tập trung vào chỉ một hoặc hai vai trò khi tổ chức công việc tuần. Một số người cảm thấy điều này giúp họ tập trung vào việc lớn hơn; một số người khác vẫn cảm nhận một bối cảnh chung trong đó có các vai trò khác của họ mặc dù họ không đặt các mục tiêu cho từng vai trò đó.
Yếu tố quan trọng trong mọi lựa chọn liên quan đến sự cân bằng trong cuộc sống của chúng ta là sự gắn kết sâu sắc với tiếng nói lương tâm trong nội tâm chúng ta. Do chúng ta sống trong môi trường tràn ngập những con người đang hành động, họ nhiều hơn là những con người đang sống, nên chúng ta dễ bị mất thăng bằng đến mức nó không còn phản ánh sứ mệnh hay các nguyên tắc. Thay vì được thúc đẩy bởi sứ mệnh, chúng ta bị thúc đẩy bởi sự cấp bách.
Chỉ khi chúng ta giữ mối liên hệ mở với cuộc sống nội tâm của mình, chúng ta mới có đủ sự sáng suốt để lựa chọn tốt nhất. Như Tiến sĩ tâm lý học Barbara Killinger đã nhận xét:
Sự thông thái có được từ... sự cân bằng. Những người tham công tiếc việc là những người thông minh, thú vị, thường nhanh trí và đáng yêu, nhưng họ thiếu sự thông thái trong nội tâm. Những khủng hoảng trong cuộc sống của họ xuất phát từ điều này.
Chúng tôi biết nhiều người có sự nghiệp tuyệt vời, nhưng họ chấp nhận rời xa sự nghiệp đó trong một thời gian để tập trung cho đứa con trai hoặc con gái của họ đang bị nghiện ma túy. Có người có mức thu nhập cao đến 6 - 7 con số nhưng đã xin nghỉ hưu sớm để huấn luyện cho một đội bóng đá gần nhà. Có người đã quyết định không hỗ trợ gì cho gia đình và bạn bè để tập trung phần lớn thời gian và sức lực cho một sự nghiệp mà họ nghĩ rằng có ích cho nhân loại. Và những người này cảm thấy rất hài lòng về sự lựa chọn của họ! Họ là những người bị thúc đẩy bởi sứ mệnh cao cả. Họ gắn bó chặt chẽ với cuộc sống nội tâm của mình.
Một người phụ nữ có sự gắn kết với nội tâm của mình đã chia sẻ kinh nghiệm sau:
Tôi tham gia vào một ủy ban của khu dân cư được thành lập nhằm giúp đỡ những cô gái vị thành niên mang thai. Đây là một tổ chức rất tuyệt vời, rất đáng trân trọng. Tôi phụ trách bộ phận quan hệ công chúng trong một thời gian.
Chúng tôi đã có thời kỳ gián đoạn trong hai tháng khi tôi cố gắng giải quyết công việc ở công ty mới của tôi. Tôi cũng dành một số thời gian quan trọng với gia đình. Mọi người đinh ninh rằng tôi sẽ lại tham gia vào ủy ban lần nữa. Nhưng tôi nói:“Không, tôi sẽ không tham gia vào ủy ban trong năm nay. Tôi không muốn làm cho các bạn kỳ vọng vào tôi để rồi sau đó tôi không thực hiện được”. Đây là một quyết định khó khăn.
Tôi phát hiện ra bí quyết là cần phải tự tin hơn vào bản thân và tin rằng mình có thể thoát ra khỏi các hoàn cảnh – và mọi việc sẽ ổn. Nhận ra điều đó là sự giải phóng. Tôi đã học cách nói không để tôn trọng tiếng nói “có” lớn hơn trong cuộc đời tôi.
Tôi đã thoát khỏi chuyện đó và trở lại một số thói quen cũ trong một thời gian. Lại bước vào những sự hối hả. Lại có hàng đống công việc không thể đợi được. Nhưng với sự hiểu biết và yên tâm từ bên trong, tôi có thể nhanh chóng điều chỉnh và cân bằng trở lại.
Khi tiếng nói nội tâm dẫn chúng ta đến những lúc mất thăng bằng tạm thời, ta có thể bàn bạc với những người mà cuộc sống của họ chịu ảnh hưởng bởi sự tập trung này để cùng nhau tìm ra một sự cân bằng tương thuộc.
Rebecca: Khi chúng tôi cân nhắc viết cuốn sách này, tôi cảm thấy không yên tâm về sự mất thăng bằng mà tôi nghĩ nó sẽ tạo ra trong cuộc sống của mình. Mặc dù tôi đã từng tham gia nhiều hoạt động phục vụ cộng đồng và nhiều dự án viết sách khác, nhưng gia đình vẫn là niềm đam mê lớn của tôi và là nơi tôi cống hiến suốt 25 năm qua. Những lựa chọn của tôi trong nhiều năm qua là để luôn có mặt bên chồng và các con – đó là sứ mệnh của tôi. Nhưng tôi cũng cảm thấy có sự đam mê đối với cuốn sách này. Nó gắn bó với các giá trị khác và vai trò khác, cũng là những phần rất quan trọng đối với cuộc đời tôi.
Tôi suy nghĩ về điều tôi không thể làm cho gia đình nếu tôi quyết định viết sách. Tôi có ba đứa con ở nhà cần sự giúp đỡ của tôi về học nhạc và làm bài tập, chở chúng đi học, lo các bữa ăn, và chuyện trò với chúng. Tôi có mong muốn củng cố mối quan hệ trong cộng đồng và các gia đình hàng xóm. Ý muốn làm tất cả những việc này làm tôi buồn bã vì tôi hiểu rằng mình sẽ không thể làm được như thế trong một thời gian, hay chí ít là không làm được tương xứng với tầm quan trọng của vai trò người mẹ.
Trong thời gian chúng tôi cùng viết sách, Roger đã giúp tôi nhiều hơn trong việc chăm sóc con cái ở nhà, và ông bà của chúng đã giúp đỡ tận tình việc học nhạc của các cháu và chở chúng đi học. Nhưng sự khai thông thực sự xảy ra khi chúng tôi tạo ra sự hiệp lực giữa dự án viết sách này với nhu cầu của những đứa con tôi về việc để lại di sản. Một phần của sứ mệnh gia đình tôi là “sử dụng một cách khôn ngoan thời gian, năng lực, trí tuệ và các nguồn lực của chúng tôi để giúp đỡ người khác”. Khi chúng tôi bàn bạc với các con và kéo chúng tham gia vào mục đích của cuốn sách, chúng tôi tạo ra một viễn cảnh chung khơi dậy được sức mạnh trong sứ mệnh đó. Các con tôi trở nên hào hứng và sẵn sàng hỗ trợ mọi việc có thể. Nhiều đứa trẻ của các gia đình hàng xóm cũng tham gia vào dự án này. Nhiều người khác hỗ trợ theo những cách khác nhau. Vào một ngày thứ bảy, vài đứa trẻ và cha mẹ của chúng xuất hiện để giúp đỡ chúng tôi trong một số công việc ngoài trời mà vợ chồng tôi không thể thực hiện do đã dành thời gian cho việc viết sách.
Chúng tôi cần phải hy sinh, nhưng những đứa trẻ sẵn lòng cùng làm việc và giúp nhiều cách khác nhau cho dự án thành công. Thay vì việc viết sách tách chúng tôi xa gia đình, ngược lại nó làm chúng tôi gần gũi hơn. Đó là một việc chúng tôi cùng làm với nhau, và qua đó tất cả chúng tôi đều trưởng thành.
2. Mỗi vai trò là một bổn phận quản gia
Người quản gia là người “được yêu cầu thực hiện trách nhiệm trông coi của cải được giao phó”. Theo ý nghĩa đó, chúng ta là những quản gia đối với thời gian của chúng ta, tài năng của chúng ta, các nguồn lực của chúng ta. Chúng ta có các bổn phận quản gia tại nơi làm việc, trong cộng đồng và tại nhà.
Bổn phận quản gia liên quan đến nhận thức có trách nhiệm đối với ai đó, hay cái gì đó cao hơn bản ngã. Những vấn đề như môi trường, khoản nợ quốc gia, hay căn bệnh AIDS đòi hỏi mỗi chúng ta, trong từng vai trò của mình, đều cần có bổn phận của một quản gia. “Quyền sở hữu” ám chỉ “Tôi có quyền làm bất cứ cái gì tôi muốn mà không gây hậu quả cho người khác”. Nhưng ý tưởng cho rằng chúng ta có thể tàn phá hay lạm dụng các tài nguyên mà không bị trừng phạt là một ảo tưởng. Chúng ta đang tạo ra các hậu quả có ảnh hưởng xấu đến chất lượng cuộc sống của nhiều thế hệ tương lai.
Không có cách gì chúng ta có thể trốn tránh được trách nhiệm. Chính chúng ta tạo ra sự khác biệt – cách này hay cách khác. Chúng ta chịu trách nhiệm về tác động đến cuộc sống của chúng ta. Dù làm bất cứ điều gì với bất cứ phương tiện nào trong tay – tiền bạc, của cải, tài năng, thậm chí thời gian – chúng ta đều để lại di sản cho những ai sống sau chúng ta. Và bất kể hoàn cảnh thế nào, chúng ta có thể thực hiện những khả năng thiên phú đặc biệt của con người và lựa chọn vai người quản gia nào chúng ta muốn. Chúng ta không nhất thiết phải truyền lại sự lạm dụng, nợ nần, các tài nguyên thiên nhiên bị tàn phá, sự ích kỷ, hay ảo tưởng cho các thế hệ sau. Chúng ta có thể truyền lại một môi trường lành mạnh, những của cải được bảo quản tốt, một ý thức trách nhiệm, một di sản các giá trị lấy nguyên tắc làm cơ sở, và một viễn cảnh về cống hiến. Làm như vậy, chúng ta sẽ cải thiện chất lượng cuộc sống cho cả hiện tại và tương lai.
3. Mỗi vai trò đều có tất cả Bốn khía cạnh
Mỗi vai trò trong cuộc sống chúng ta đều có một khía cạnh vật chất (đòi hỏi hay tạo ra nguồn lực), một khía cạnh tinh thần (gắn với sứ mệnh và các nguyên tắc), một khía cạnh xã hội (liên quan đến các mối quan hệ với những người khác) và một khía cạnh trí tuệ (đòi hỏi việc học tập).
Chúng ta hãy xem xét các khía cạnh xã hội và trí tuệ chi tiết hơn. Mỗi vai trò đều có mối quan hệ với các thành viên trong gia đình, các đồng nghiệp tại nơi làm việc, họ hàng, bạn bè. Ngay cả công việc của nhân viên vệ sinh một mình quét dọn tòa nhà vào ban đêm cũng có mối quan hệ với những người anh ta làm việc cho họ và những người thụ hưởng kết quả lao động của anh ta.
Nhìn thấy khía cạnh xã hội quan trọng này giúp chúng ta đặt con người lên trên lịch làm việc. Những nhà quản lý coi vai trò của họ dưới góc độ các nhiệm vụ dễ bị khó chịu bởi “những gián đoạn” do các nhân viên gây ra; còn người coi vai trò quản lý của họ dưới góc độ con người cảm thấy dễ chịu trước các cơ hội đáp ứng các nhu cầu, để tạo điều kiện, giúp đỡ nhân viên. Những người nội trợ coi vai trò của mình dưới góc độ công việc dọn giường, làm vệ sinh, nấu nướng sẽ cảm thấy khó khăn khi cư xử với đứa trẻ không chịu làm bài tập. Còn những người coi vai trò của mình dưới góc độ là một thành viên trong gia đình mà họ yêu thương và phục vụ sẽ cảm thấy niềm vui khi có thời gian dạy bảo một đứa trẻ.
Thay vì định hướng công việc gây cản trở cho mối quan hệ, sự nhận thức khía cạnh xã hội của từng vai trò giúp chúng ta phát triển định hướng con người, theo đó sẽ tạo ra mối quan hệ phong phú, dễ chịu với những người chúng ta cùng sống và làm việc.
Mỗi vai trò còn có khía cạnh trí tuệ trong việc học tập, trưởng thành, nâng cao hiểu biết và năng lực. Tính hiệu quả của từng vai trò là sự cân bằng giữa phát triển và hành động, giữa sản xuất (P - production) và tăng năng lực sản xuất (PC – production capability). Chúng tôi nhận thấy điều này ở các nhà quản lý - những người đến dự lớp chuyên đề để học những điều giúp họ làm việc hiệu quả hơn trong vai trò kinh doanh của mình. Chúng tôi thấy điều này ở các giáo viên - những người dành thời gian nghỉ hè của mình để học bổ túc nhằm nâng cao năng lực sư phạm của mình. Chúng tôi thấy điều này ở các bậc cha mẹ - những người đọc sách hay tham gia các lớp để nâng cao năng lực làm cha mẹ.
Nhìn vào cuộc sống của chúng ta một cách tổng thể, sự cân bằng P/PC liên quan đến việc đổi mới tất cả bốn khía cạnh một cách thường xuyên. Đó là dành thời gian để rèn luyện sức khỏe, để đọc sách, để gắn kết với cuộc sống nội tâm sao cho chúng ta có thể nâng cao tính cách, năng lực, sức mạnh và trí tuệ để thực hiện các vai trò của mình.
Tổ chức Phần tư thứ II nuôi dưỡng sự cân bằng
Sự cân bằng tự nhiên là sự cân bằng động lực được thể hiện bằng ba cách quan trọng trong cuộc sống của chúng ta.
• Sự cân bằng trước tiên là sự cân bằng bên trong giữa các khía cạnh vật chất, xã hội, tình cảm và tinh thần của chúng ta. Không thể có sự cân bằng trong cuộc sống nếu không có sự cân bằng trong cuộc sống nội tâm – không có sự hiệp lực được tạo ra khi sống, yêu thương, học tập và để lại di sản kết hợp với nhau.
• Sự cân bằng thứ hai là trong các vai trò của chúng ta. Đây là sự cân bằng hiệp lực, đôi khi có mất thăng bằng tạm thời, khi mà các bộ phận phối hợp với nhau để tạo ra một tổng thể lớn hơn.
• Sự cân bằng P/PC là sự cân bằng giữa phát triển và hành động, nó cho chúng ta sức mạnh để làm việc hiệu quả hơn bằng cách tăng cường năng lực làm việc.
Quy trình Phần tư thứ II cũng góp phần lớn cho việc nuôi dưỡng sự phong phú và cân bằng trong cuộc sống chúng ta.
Khi rà soát sứ mệnh của mình hàng tuần, chúng ta sẽ có được sự kết nối với niềm đam mê và tầm nhìn. Chúng ta tập trung vào sự cân bằng nội tâm cơ bản về các mặt vật chất, xã hội, trí tuệ và tinh thần, theo đó đem lại ý nghĩa cho sự cân bằng bên ngoài cho cuộc sống của chúng ta.
Khi rà soát các vai trò của mình, chúng ta coi nó như các con đường qua đó chúng ta thực hiện sứ mệnh của mình. Chúng ta nhìn thấy các khía cạnh xã hội, trí tuệ và tinh thần cũng như khía cạnh vật chất của chúng. Chúng ta tìm cách để tạo ra sự hiệp lực giữa chúng và với các nhu cầu và năng lực của người khác.
Vai trò đầu tiên trên phiếu công việc hàng tuần, “mài sắc lưỡi cưa”, là vai trò duy nhất có tên gọi được in sẵn. Tất cả vai trò còn lại để trống. Đó là vì “mài sắc lưỡi cưa” là vai trò PC cá nhân của chúng ta. Nó nhắc nhở chúng ta đừng quá bận rộn mà quên mài sắc lưỡi cưa. Thông qua vai trò này, chúng ta đổi mới từng mặt của bốn khía cạnh hàng ngày, sẽ nâng cao tính cách và năng lực của mình, nâng cao sức mạnh và trí tuệ để làm tốt các vai trò khác của mình.
Chúng ta có thể nuôi dưỡng thêm nữa sự cân bằng của các vai trò trong quy trình Phần tư thứ II nhờ việc tổ chức và làm rõ các kỳ vọng xung quanh các vai trò.
Tổ chức thông tin theo từng vai trò
Lưu giữ các ghi chép theo từng vai trò cụ thể – thay vì ghi theo thứ tự thời gian hay thứ tự chữ cái – làm cho việc truy tìm nhanh và dễ dàng hơn do mối liên hệ của chúng.
Trong tập hồ sơ cá nhân, bạn có thể tạo ra từng mục cho từng vai trò. Đến khi ghi chép, bạn có thể lưu lại chúng dưới một vai trò thích hợp. Nếu bạn nhận được giấy báo giá cho việc sơn quét lại nhà, hãy ghi chúng lại dưới mục vai trò quản lý nhà của bạn. Nếu bạn nảy ra ý tưởng về sản phẩm mới, ghi lại nó dưới mục vai trò phát triển sản phẩm. Nếu bạn nhận được thông tin về cuộc vận động từ thiện, hãy ghi nó dưới mục vai trò lãnh đạo cộng đồng. Nếu bạn có thông tin về sinh nhật của vợ hay chồng bạn, số giày của các con bạn, hay lịch tiêm chủng cho chó nuôi, hãy ghi nó dưới mục vai trò trong gia đình của bạn.
Một số người thậm chí cảm thấy tiện lợi khi ghi số điện thoại và địa chỉ dưới từng vai trò. Chẳng hạn, họ giữ số điện thoại của các bạn đồng nghiệp dưới mục vai trò công việc, số điện thoại của các dịch vụ như giặt thảm hay lau cửa kính dưới mục vai trò quản lý nhà.
Tổ chức thông tin theo các vai trò là việc làm nhất quán với quy trình trí tuệ của bạn. Việc thường xuyên cố gắng theo sát các hệ thống lưu giữ phức tạp mà ai đó làm ra thường làm hỏng mục đích, trừ khi bạn tình cờ có cùng não trạng với những người làm ra các hệ thống đó.
Tổ chức thông tin theo vai trò còn củng cố cho việc tập trung vào Phần tư thứ II – suy nghĩ nhiều hơn cho điều quan trọng nhưng không nhất thiết là khẩn cấp.
Làm rõ các kỳ vọng xung quanh các vai trò
Nhiều người thấy có ích khi xác định chi tiết hơn về một vai trò cụ thể so với được nêu trong bản sứ mệnh cá nhân. Việc tạo ra một tuyên ngôn sứ mệnh hay thỏa thuận về bổn phận quản gia cho một vai trò cụ thể sẽ đem đến một định nghĩa như vậy và còn tạo ra kỳ vọng chung cho những người khác tham gia vào việc hoàn thành vai trò cùng với bạn.
Nếu bạn là một người chồng hay một người vợ và một người cha hay mẹ, thì vợ chồng bạn có thể muốn bày tỏ viễn cảnh và các giá trị chung trong việc làm cha mẹ. Về công việc, bạn có thể muốn tạo ra một thỏa thuận rõ ràng với sếp của bạn về vai trò của bạn trong công việc. Chúng ta sẽ xem xét kỹ viễn cảnh chung và các thỏa thuận về bổn phận quản gia trong Chương 12. Những thỏa thuận như vậy có thể được lưu giữ dưới mục vai trò thích hợp trong tập hồ sơ của bạn để sẵn sàng truy cập và thường xuyên xem lại.
Sự cân bằng dẫn đến sự dồi dào
Hiểu rõ “sự cân bằng” và “các vai trò” một cách tổng thể cho chúng ta sức mạnh để vượt qua những hạn chế thông thường do sự áp đặt của thời gian tuần tự. Với tâm lý thời gian tuần tự, chúng ta sẽ coi các vai trò của mình như các bộ phận bị ngăn cách của cuộc sống, chúng cạnh tranh để giành giật thời gian và sức lực có hạn của chúng ta. Mô thức này sẽ tạo ra tâm lý khan hiếm, vì thời gian chỉ có như vậy mà thôi và chúng ta không thể làm tất cả mọi thứ.
Nhưng với các mô thức tổng thể hơn này, chúng ta sẽ nhìn thấy sự gắn kết sâu sắc giữa các vai trò trong cuộc sống và cơ hội tuyệt vời cho sự hiệp lực. Nó tạo ra một tâm lý dồi dào. Thời gian có thể là một nguồn lực hạn chế, nhưng chúng ta không phải như vậy. Khi chúng ta tạo ra sự hiệp lực giữa các vai trò trong cuộc sống của mình, thì chúng ta làm được nhiều việc hơn trong cùng quãng thời gian mà chúng ta có.
NHỮNG CÁCH TẠO RA SỰ CÂN BẰNG GIỮA CÁC VAI TRÒ
• Đánh giá tuyên ngôn sứ mệnh và các vai trò của bạn để tin chắc rằng các vai trò ấy xuất phát từ sứ mệnh của bạn, và sứ mệnh của bạn bao gồm tất cả những vai trò quan trọng trong cuộc sống của bạn.
• Sắp xếp các kế hoạch và các hồ sơ xung quanh các vai trò của bạn.
• Sắp xếp tư liệu hay màn hình vi tính xung quanh các vai trò của bạn.
• Soạn các tuyên ngôn sứ mệnh hay các thỏa thuận về bổn phận quản gia cho từng vai trò của bạn.
