Quản lý hoạt động bên trong hệ thống;
Lãnh đạo hoạt động bên trên hệ thống.
Ở
phần đầu cuốn sách, chúng tôi đã nói thế hệ quản trị thứ tư là một loại quản trị thời gian khác hẳn với các loại khác. Nó không phải chỉ là quản trị thời gian mà còn là sự lãnh đạo bản thân. Nó không phải chỉ là một quy trình mới theo mô thức cũ; mà là quy trình mới theo mô thức mới.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt do lãnh đạo bản thân tạo ra khi gặp khó khăn trong cuộc sống hàng ngày – tại nơi làm việc, trong cuộc sống gia đình, trong làm việc tập thể. Chúng tôi hiểu rằng, những ví dụ đưa ra ở đây có thể không phản ảnh đúng các tình huống mà bạn gặp phải, nhưng các bạn đừng sa đà vào các ví dụ này; mà hãy tìm kiếm nguyên tắc trong thực tế. Hãy tìm kiếm sự khác biệt trong tư duy. Sau đó áp dụng nguyên tắc vào hoàn cảnh cụ thể của bạn. Hãy suy nghĩ về tác động của thế hệ quản trị thứ tư đến thời gian và chất lượng cuộc sống của bạn.
Sáng thứ hai tại nơi làm việc
Giả dụ vào một buổi sáng thứ hai như thường lệ. Bạn là kế toán trưởng của ban tiếp thị trong công ty. Bạn thuộc về một đội các kế toán trưởng, mỗi người phụ trách từ 30-40 kế toán viên. Bạn có văn phòng riêng và có một thư ký phục vụ chung cho hai kế toán trưởng khác.
Bạn đã làm kế hoạch tuần vào tối hôm qua, và bạn ngồi điểm lại kế hoạch ngày hôm nay. Bạn lập ra một danh sách các tiết mục và dự kiến phân bổ thời gian cho từng việc. Những mục có đánh dấu sao biểu thị những hoạt động thuộc Phần tư thứ II được ưu tiên cao mà bạn muốn giải quyết trong ngày hôm nay.
• Chuẩn bị cho cuộc gặp ngày mai với đại diện kế toán của McKinley để xem xét định giá và đàm phán mua hàng (3 giờ) *
• Soạn thảo và fax bản đề nghị cho Jameson Industries vào cuối ngày (2 giờ)
• Gọi điện cho 10 người trong danh sách phát triển khách hàng (15 phút đến 1 giờ)
• Ăn trưa với Bill để thảo luận chiến lược kế toán của Woffinden (1 giờ 30 phút)*
• Xem các tờ trình và đống văn thư (1 giờ)
• Kiểm tra thư điện tử nội bộ... 17 thư (15 phút)
• Kiểm tra tin nhắn qua thư thoại (10 phút)
• Hoàn tất sắp xếp lại hồ sơ (1 giờ)
Bên cạnh những việc đã có trong kế hoạch, có những việc khác đến cần sự chú ý của bạn.
• Có hai bức thư nằm sẵn trên bàn của bạn:
“Chuyến hàng chưa đến với khách hàng lớn Anderson” (đây là lần thứ hai trong tháng)
“ Cuộc họp Hội đồng chất lượng dự kiến vào thứ tư chuyển sang 3 giờ chiều hôm nay” (2 giờ)
• Bạn được thông báo rằng người thư ký đã được cử đến giúp việc cho kế toán trưởng kia về một dự án lớn và sẽ không phụ giúp gì cho bạn hôm nay.
• Sếp của bạn ghé qua khi bạn đang rà soát bản danh sách này và yêu cầu bạn chuẩn bị bản dự kiến vắn tắt ba tháng – theo sản phẩm – về các khách hàng lớn nhất của bạn. Sếp cần nó để báo cáo cho Giám đốc vào lúc 14 giờ hôm nay (1 giờ).
Bạn sẽ xử lý một ngày làm việc như thế ra sao? Để rút ra bài học tốt nhất từ ví dụ này, bạn nên lấy ra một tờ giấy và phác thảo một kế hoạch. Bạn nên bắt đầu việc gì trước? Tiếp theo nên làm gì? Làm cách nào xử lý các thách thức đối với kế hoạch của bạn? Bạn dành thời gian bao lâu tại văn phòng? Bạn sẽ ra sao vào cuối ngày?
Một cách tiếp cận là tự hỏi mình:
• Trong số các hoạt động này, việc nào là quan trọng nhất?
• Cái nào có thể hoãn lại được?
• Việc nào có thể ủy quyền cho người khác làm?
• Có thể từ bỏ cái nào?
• Việc nào có thể làm nhanh hơn?
• Làm cách nào để thu xếp kế hoạch nhằm thực hiện được công việc quan trọng nhất?
Nếu theo cách tiếp cận trên, bạn có thể điều chỉnh lại kế hoạch một số việc – chẳng hạn ăn trưa với Bill, sắp xếp lại hồ sơ, và các cuộc điện thoại phát triển khách hàng. Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ theo dõi chuyến giao hàng cho Anderson. Bạn có thể điều chỉnh kế hoạch để thực hiện công việc bạn nghĩ là quan trọng nhất – có thể là bản đề nghị gửi Jameson, chuẩn bị làm việc với McKinley, các tờ trình, thư điện tử và hộp thư thoại, bản dự kiến về khách hàng, thậm chí là cả cuộc họp Hội đồng chất lượng.
Bạn có thể thay đổi kế hoạch ngày một cách khác, nhưng chúng ta hãy theo cách tiếp cận cơ bản này. Bạn cảm thấy thế nào về ngày làm việc này? Bạn có cảm thấy mình đã ưu tiên cho điều quan trọng nhất trong một hoàn cảnh khó khăn?
Bây giờ hãy xem xét câu hỏi: Thứ hai tuần tới của bạn sẽ như thế nào? Hay thứ hai sau đó? Thế còn các ngày thứ hai khác trong suốt cuộc đời của bạn? Bạn sẽ gặp phải những thách thức tương tự? Mặc dù những tình tiết cụ thể sẽ khác đi, nhưng bản chất của những thách thức đó có khác nhau hay không?
Đó là kết quả của thế hệ quản trị thứ ba. Nếu không có gì thay đổi, bạn sẽ ủy quyền, hoãn lại, hoặc từ bỏ những việc nào đó trong suốt phần còn lại của cuộc đời. Có phải như vậy là ưu tiên cho điều quan trọng nhất?
Cách tiếp cận của thế hệ thứ tư có gì khác?
Thay vì chú ý vào các hoạt động và các cuộc hẹn, bạn nhìn một ngày làm việc dưới góc độ những con người và các mối quan hệ. Bạn sẽ nhìn các quá trình đang tiếp diễn như các khả năng mới để đóng góp cho sứ mệnh của tổ chức. Nó không phải chỉ là vấn đề khi nào làm cái gì, mà là vấn đề có nên làm điều đó hay là không. Đó là việc trả lời các câu hỏi tại sao và bằng cách nào bên cạnh câu hỏi khi nào. Đó là việc phải dựa vào cái la bàn lẫn chiếc đồng hồ của bạn.
Để đưa ra quyết định, bạn nên dừng lại suy nghĩ và gắn kết với lương tâm của mình. Bạn cần phải:
• Tự chất vấn
• Lắng nghe chân thành
• Hành động dũng cảm
Khi quyết định điều gì là quan trọng nhất để hành động, bạn nên nghĩ về các điều kiện trao quyền và cân nhắc nên tập trung sức lực của mình vào đâu để có được kết quả dài hạn lớn nhất.
Bạn nên bắt đầu bằng cách chất vấn bản chất của mọi hoạt động:
• Vì sao có hoạt động này?
• Tại sao mình đang làm việc này?
• Lý do chính của hoạt động này?
• Mục đích cuối cùng là gì?
• Hoạt động này có đóng góp cho mục đích của tổ chức?
• Có phải đây là cách sử dụng tốt nhất năng lực và nguồn lực của bản thân?
Trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp bạn quyết định nên chọn hành động nào. Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên chú ý cải thiện chất lượng của hệ thống làm việc. Bạn nên nhìn vào nhiệm vụ, không phải dưới góc độ từng việc làm cụ thể, mà là những biểu hiện của quá trình lớn hơn mà bạn đang muốn cải thiện.
Chúng ta hãy nhìn vào một vài tiết mục trong bản danh sách để xem có thể áp dụng phương pháp trên như thế nào. Khi xem xét từng mục, chúng tôi sẽ gợi ý một số quyết định theo Phần tư thứ II có thể xảy ra. Bạn có thể có cách lựa chọn khác. Điều đó không sao cả. Cái chính là bạn nắm được quy trình cơ bản.
1. Đề nghị đối với Jameson
Chúng ta hãy thử suy nghĩ về hoạt động này. Tại sao nó được đưa ra vào phút chót? Bạn biết về việc này khi nào? Hệ thống đưa ra đề nghị của bạn là gì? Mô thức cơ bản của bạn khi đưa ra đề nghị là gì? Các kế toán trưởng khác có cách làm nào tốt hơn không?
Giả sử bạn nhận ra rằng hôm nay là hết hạn vì bạn đã đưa nó vào kế hoạch thực hiện hôm nay. Vì muốn có hợp đồng này, bạn thể hiện với đối tác thái độ sốt sắng và mạnh miệng hứa: “Tôi sẽ gửi bản đề nghị vào chiều thứ hai!”.
Nhưng liệu điều đó có phù hợp với yêu cầu của họ? Đó có phải là một kỳ vọng không thực tế? Khi nào thì họ thực sự xem xét yêu cầu này? Có mẫu đề nghị nào mà họ thích nhất không?
Có thể là họ cần có nó ngày hôm nay. Trong trường hợp đó bạn chỉ việc làm cho xong việc này. Nhưng tốt hơn là nên làm rõ kỳ vọng với họ vào hôm nay và bắt tay làm bản đề nghị vào ngày mai khi đã hiểu rõ hơn họ cần cái gì. Dù cách nào, thì có vấn đề là đối với các đề nghị trong tương lai thì sao? Liệu bạn có thể thiết lập cách làm hiệp lực với người khác trong đội của bạn xung quanh các đề nghị như vậy? Liệu bạn có thể thiết lập một số khuôn mẫu tiêu chuẩn giúp ích cho việc này?
Khi xem xét các câu hỏi này, bạn có thể nhận ra rằng các kế toán trưởng khác dành rất ít thời gian liên lạc với nhau. Một phần là vì giữa các kế toán có tư tưởng cạnh tranh lẫn nhau. Bạn được trả lương theo hoa hồng, và điều đó đặt bạn và đồng nghiệp của bạn vào vị trí cạnh tranh. Bạn nhận ra rằng ai cũng muốn giữ khư khư những bí quyết nghề nghiệp cho riêng mình. Mặc dù, người được lợi nhất từ việc đó chính là những đối thủ cạnh tranh bên ngoài. Tại sao điều này xảy ra? Bạn có thể làm gì để thay đổi điều này? Lương bổng có nằm trong Vòng tròn Ảnh hưởng của bạn? Bạn có thể làm gì để tạo ra sự khác biệt?
Có lẽ hôm nay bạn nên gửi bản ghi nhớ đến đồng nghiệp của bạn và sắp xếp một cuộc họp bàn xung quanh vấn đề đưa ra đề nghị. Có thể bạn sẽ đưa ra kiến nghị thiết lập một khuôn khổ tiêu chuẩn cho các đề nghị. Sau đó, bạn có thể tìm cơ hội để phân chia tiền hoa hồng cho các dự án hợp tác. Có thể cử thư ký của bộ phận đứng ra phụ trách việc đưa ra đề nghị, khi đó bạn chỉ cần cung cấp các thông tin phi tiêu chuẩn cho người này. Để làm việc này có thể thiết lập ra một thỏa thuận về bổn phận.
Theo cách này, bạn sẽ làm biến đổi hệ thống làm việc của bạn. Thay vì chỉ làm từng việc, bạn sẽ tiết kiệm thời gian trong tương lai cho cả bạn và tất cả những người khác. Bạn sẽ xây dựng các mối quan hệ tin cậy và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng có hiệu quả hơn.
2. Vấn đề giao hàng
Tại sao vấn đề này lại xảy ra hai lần? Có nguyên nhân gốc rễ không? Những người khác có gặp phải vấn đề này không? Ai cần tham gia việc này?
Giả dụ hôm nay bạn nói chuyện với những người giao hàng – không phải với thái độ đổ lỗi, mà với cố gắng để hiểu rõ và muốn giúp đỡ. Đơn đặt hàng đã được gửi cho họ như thế nào? Có cách nào cải thiện hệ thống làm việc? Nếu vấn đề này xảy ra thường xuyên, có lẽ bạn cần làm việc với bộ phận giao hàng để tìm giải pháp. Có diễn đàn nào để thảo luận vấn đề này không? Liệu bạn có thể đưa vấn đề này vào chương trình làm việc của Hội đồng Chất lượng? Có lẽ bạn phải chuẩn bị bài thuyết trình cho hội đồng cùng với những người phụ trách giao hàng về những việc cần làm. Hãy lôi kéo những người có liên quan tham gia giải quyết vấn đề và cùng nhau tìm ra giải pháp. Khi bạn giải quyết vấn đề, hãy xây dựng các mối quan hệ giúp ích cho việc giải quyết vấn đề hiệu quả hơn trong tương lai.
3. Vấn đề thư ký chung
Vì sao bạn không được thông báo trước về việc người thư ký sẽ vắng mặt vào hôm nay? Có phải người thư ký này đã được trao quyền đầy đủ? Có phải cô ta/anh ta muốn được đóng góp nhiều hơn? Dựa vào dữ liệu mà thư ký cung cấp, có lẽ hôm nay bạn nên sắp xếp cuộc gặp trong tuần này với hai đồng nghiệp kia để thiết lập một thỏa thuận bổn phận về vấn đề sử dụng nguồn lực chung. Hãy đưa ra câu hỏi, lắng nghe, nhìn vào các kết quả mong muốn. Làm cách nào để tất cả cùng thắng?
Đối với thư ký, điều có lợi là nên phân loại thư từ, ghi chép, thư điện tử và tin nhắn hộp thư thoại cho cả ba người. Những cái nào cần bạn xử lý ngay sẽ được ưu tiên đặt trên bàn làm việc của bạn; những cái còn lại có thể để trong tủ hồ sơ xem xét sau. Nếu thư ký chưa thể quyết định phân loại thông tin theo thứ tự ưu tiên, bạn hãy giúp họ làm việc đó. Hãy trao đổi về các tiêu chuẩn giúp họ nâng cao năng lực. Nuôi dưỡng khả năng tự quản và tự chịu trách nhiệm.
4. Dự kiến doanh thu
Có lẽ bạn sẽ quyết định chuẩn bị bản dự kiến doanh thu cho sếp của bạn vào hôm nay, nhưng cũng có thể bạn cần tự hỏi mình những vấn đề sau:
• Vì sao sếp cần có nó vào hôm nay?
• Những thông tin nào mình đã không cung cấp thường xuyên để dẫn đến yêu cầu khẩn cấp này?
• Mình có thể thiết lập hệ thống nào để thông tin luôn được cập nhật?
• Liệu có phải các kế toán trưởng khác cần trao đổi cùng loại thông tin như nhau?
• Liệu chúng ta có thể cùng nhau thiết lập một hệ thống thông tin để cùng chia sẻ mỗi khi cần đến?
Hôm nay bạn có thể sắp xếp kế hoạch cho cuộc họp tới của các kế toán trưởng. Bạn có thể dự thảo đề nghị hợp tác xây dựng hệ thống thông tin chung có lợi cho mọi người.
5. Hội đồng Chất lượng
Vì sao cuộc họp của Hội đồng Chất lượng được chuyển lên sớm hơn? Đây là một cuộc họp không bình thường. Bạn không biết chương trình nghị sự của cuộc họp này là gì. Những người tham gia không bao giờ chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp này. Bạn cũng thế. Tình trạng này đã kéo dài trong một thời gian dài. Bạn ngờ rằng khi bạn nói với trưởng phòng giao nhận về việc chuẩn bị bài thuyết trình cho Hội đồng Chất lượng, anh ta có thể không mặn mà và từ chối tham gia. Như vậy thì chỉ lãng phí thời gian. Độ tin cậy của cuộc họp này là rất thấp. Vậy bạn phải làm gì để tạo sự khác biệt?
Có lẽ điều nên làm là gọi điện cho ông chủ tịch Hội đồng Chất lượng, nêu lý do bạn bận chuẩn bị cho một đề nghị với khách hàng quan trọng và bản báo cáo mới phát sinh trong ngày hôm nay nên bạn không thể thay đổi lịch để tham dự cuộc họp hôm nay và hứa sẽ tham dự cuộc họp sau. Bạn muốn có bài thuyết trình 10 phút về vấn đề áp dụng các nguyên tắc chất lượng tại cuộc họp này. Bạn cũng gợi ý rằng bạn sẽ bàn với bộ phận giao hàng về cải thiện chất lượng và sẽ liên hệ lại vấn đề này trong vài ngày tới để xem có thu xếp được hay không.
Chúng ta mới chỉ đề cập một vài mục trong danh sách, nhưng bạn hãy để ý đến sự khác biệt giữa hai cách tiếp cận khác nhau. Thay vì chỉ xử lý vụ việc, bạn đã đi tìm các giải pháp. Bạn chú ý xây dựng các mối quan hệ với nhiều người và sự đồng tâm hiệp lực. Bạn nuôi dưỡng nếp nghĩ theo Phần tư thứ II cho bản thân mình và cho cả người khác. Bạn vừa sử dụng bản kế hoạch đã có vừa tìm các cơ hội để cải thiện. Trong khi người khác nhìn các sự kiện rời rạc tách biệt, bạn nhìn chúng dưới các hệ thống.
Tất nhiên bạn vẫn phải trải qua một ngày bận rộn và có nhiều thứ phải làm. Sẽ không thực tế nếu nghĩ rằng mọi thứ sẽ hoàn toàn thay đổi chỉ trong một ngày. Nhưng quả thực bạn đang có những bước đi để tạo ra lợi thế. Bạn đang tạo ra các cơ hội cho Phần tư thứ II từ các hoạt động thuộc các Phần tư thứ I và III. Bạn đang đi vào giải quyết tận gốc vấn đề. Bạn đang cố gắng làm cho các ngày thứ hai về sau sẽ không giống như trước đây. Bạn đang đặt nền móng cho sự hoàn thiện về sau. Bạn đang bắc chiếc thang lên một bức tường khác.
Buổi sáng chủ nhật với gia đình
Khi nhìn vào mô thức lãnh đạo thay cho mô thức quản lý, chúng ta sẽ bắt đầu nhận ra các cơ hội ở những nơi mà chúng ta chưa từng nghĩ đến trước đó.
Một phụ tá của chúng tôi đã chứng minh điều này rất rõ. Giống như một số người có gia đình khác, vợ chồng anh hàng tuần thường dành ra thời gian để sum họp với con cái và tìm cách chuyện trò, hỏi han việc học tập và các hoạt động khác trong cuộc sống thường ngày của các con. Họ đã làm việc này đều đặn trong một thời gian và nay quyết định rằng đây có thể là một cơ hội cho vai trò lãnh đạo cũng như quản lý.
Họ đã cùng nhau thay đổi cách sử dụng thời gian, thay vì đi ngay vào lịch trình, họ bắt đầu rà soát lại tuyên ngôn sứ mệnh của gia đình. Họ thảo luận ý nghĩa của gia đình, nhiệm vụ của mỗi người để góp phần xây dựng gia đình vững mạnh. Họ đánh giá sự tiến bộ và ôn lại các nguyên tắc, các giá trị. Sau đó họ thảo luận các vai trò của từng người có liên quan đến gia đình – con trai, con gái, anh chị em, sinh viên, bạn bè. Họ dành ra vài phút trong kế hoạch thời gian của mình để giúp con cái lập ra các mục tiêu dựa vào nguyên tắc cho từng vai trò, như công việc giúp đỡ gia đình và hỏi han công việc hàng ngày của nhau. Những mục tiêu này rất đơn giản và phân chia theo năng lực của từng đứa con – những đứa lớn hơn thì làm nhiều việc hơn, bé hơn thì làm ít hơn. Những đứa trẻ có thể học tập từ những ví dụ cụ thể và luôn trao đổi với nhau.
Hàng tuần, họ treo tấm bảng ghi lịch trình vào cánh cửa tủ lạnh để ai cũng nhìn thấy. Họ dành ra một số thời gian cho các mục tiêu và những hoạt động chung, cùng sinh hoạt trong gia đình, tham gia vở kịch tại trường, thời gian bố mẹ dẫn nhau đi chơi. Họ đặt viên đá lớn vào bình trước. Điều đó đòi hỏi thời gian, nhưng các thành viên trong gia đình bắt đầu học hỏi kinh nghiệm quan hệ gia đình và làm thế nào để tạo ra sự khác biệt. Người phụ tá này cho biết như sau: “Đứa con gái 7 tuổi của chúng tôi nói rằng bây giờ nó nhận ra cần phải giúp chị làm việc nhà vì chị nó cũng sẽ giúp lại nó. Con bé nói bây giờ nó không ngại việc nhà nữa”.
Mỗi gia đình có cách làm khác nhau, nhưng việc làm cho mỗi thành viên trong gia đình hiểu được mục tiêu của nhau và cách cùng nhau thực hiện mục tiêu đó sẽ làm tăng sức mạnh cho nhau.
Người phụ tá của chúng tôi chia sẻ suy nghĩ sau:
“Giá trị của quá trình này được biểu lộ một cách có ý nghĩa nhất khi chúng tôi chơi trò đố đứa con 4 tuổi nhận diện những thứ có giá trị nhất treo trên tường phòng ngủ của nó. Thay vì chọn bức tranh nổi tiếng hay hình vẽ do nó tự vẽ, con bé đã chọn bản tuyên ngôn sứ mệnh của gia đình. Tôi thực sự xúc động trước câu trả lời của nó. Từ đó tôi nhận ra ảnh hưởng lâu dài mà chúng ta có thể tạo ra đối với con cái cũng như tầm quan trọng của việc hiểu rõ và thừa nhận những điều tốt đẹp trong con người của chúng.”
Đôi khi chúng ta quên không nghĩ đến vai trò lãnh đạo của mình trong gia đình, trong khi đó là một cơ hội tốt để gây ảnh hưởng! Một trong những di sản lớn nhất mà chúng ta để lại cho con cái là ý thức về mục đích sống và trách nhiệm đối với những nguyên tắc đúng đắn.
Một buổi sáng với đồng đội, nhóm làm việc
Đối với một nhóm, đơn vị, hoặc cả tổ chức nơi bạn làm việc thì sao? Nên nhìn nhận công việc và thách thức gặp phải hàng ngày như thế nào để tạo ra sự khác biệt trong việc lập kế hoạch và tổ chức công việc?
Hầu hết tập thể đều xây dựng một kiểu kế hoạch làm việc nào đó. Họ nhìn vào kinh phí hay doanh số để quyết định cần phải làm gì để đáp ứng yêu cầu sản xuất. Họ nhìn vào các mục tiêu. Họ nói về những áp lực và đấu tranh nội bộ đang gặp phải. Rồi họ đối chiếu bản danh sách công việc, sắp xếp các cuộc hẹn, lên lịch trình, thiết lập hệ thống theo dõi và tiến hành công việc.
Giả dụ bạn là một thành viên trong tập thể đó. Bạn sẽ làm thế nào để chuyển quy trình lập kế hoạch như vậy thành một hoạt động lãnh đạo?
Bạn thử bắt đầu bằng cách xem xét lại sứ mệnh và viễn cảnh của tập thể? Đánh giá kết quả hoạt động của năm ngoái so với sứ mệnh và các bài học rút ra? Bạn có thể tự trả lời các câu hỏi sau:
• Điều gì làm chúng ta hướng tới sứ mệnh này?
• Điều gì làm chúng ta xa rời nó?
• Những quá trình nào ngăn cản việc thực hiện sứ mệnh của tập thể?
• Chúng ta có trung thực với các nguyên tắc đúng đắn?
• Làm cách nào để tạo ra sự liên kết tốt hơn?
Muốn xem xét đánh giá các vai trò và chức năng đối chiếu với sứ mệnh của tập thể, nên trả lời các câu hỏi sau:
• Chúng ta có cải tiến cách làm việc?
• Có những quy trình nào có thể cải thiện?
• Ai là người muốn tham gia?
• Ai cần phải tham gia?
• Những nguyên tắc nào được áp dụng?
• Chúng ta phải làm gì để giải phóng năng lực của các cá nhân?
• Chúng ta có thể tạo ra sự hiệp lực có hiệu quả giữa các nhiệm vụ/mục tiêu?
• Có những việc nào tập thể nên bắt đầu làm?
• Có những việc nào tập thể nên chấm dứt không làm nữa?
• Những thỏa thuận bổn phận trao quyền đến mức nào?
• Chúng ta có chia sẻ những kỳ vọng chung không?
Có vô số câu hỏi bạn có thể nêu ra. Bạn có phải là người lãnh đạo chính thức của tập thể hay tổ chức hay không không thành vấn đề. Hãy tập trung vào Vòng tròn Ảnh hưởng của mình. Hãy đặt câu hỏi, lắng nghe, cân nhắc trong tập thể. Giúp nhau suy ngẫm xem làm cách nào chúng ta có thể nâng cao tính hiệu quả của tập thể lên một bước? Làm thế nào để chúng ta có bước tiến vượt bậc? Đây không phải là những câu hỏi về quản lý; chúng là những câu hỏi về lãnh đạo. Chúng là những câu hỏi về Phần tư thứ II. Chúng biểu thị sự khác biệt của thế hệ quản trị thời gian thứ tư.
Một ngày thực sự khác biệt
Khi tiến hành việc tự nhận thức và xem xét các mô thức của chúng ta, chúng ta phát hiện ra rằng chúng đã ăn sâu bám rễ. Việc thay đổi không hề dễ dàng. Thông thường chúng ta chỉ nhìn vào danh sách việc cần làm, những nhiệm vụ trước mặt, và chúng ta rút lui vào thế giới riêng.
Tôi cảm thấy mình như người canh giữ thời gian. Tôi luôn tự hỏi mình phải làm gì để tồn tại, để tiến nhanh, để không lãng phí thời gian? Tôi cần phải sửa chữa cái này, thay thế cái kia. Tôi hiểu đó là một cách nhìn máy móc, nhưng tôi muốn đi nhanh hơn nữa – lâu lâu trở về nhà sớm hơn một chút, có ít vấn đề hơn một chút. Tiếng kêu tích tắc của chiếc đồng hồ treo tường không ngừng tăng sức ép hàng ngày. Tôi phải làm xong việc này vào giờ kia, việc kia vào giờ này, việc này trước giờ kia, và điều gì sẽ xảy ra nếu... Tôi cảm thấy mình phải kiểm soát nhiều hơn nữa, phải nắm rõ mọi việc, phải tránh để xảy ra những điều bất ngờ và có những ngày nghỉ ngơi.
Đây là những mô thức có sức nặng. Chúng là đường xoắn ốc đi xuống. Theo mô thức đó, càng làm việc nhiều, chúng ta càng bị lún sâu.
Còn đối với ngày làm việc theo Phần tư thứ II, điều thay đổi trước tiên là suy nghĩ của chúng ta – cách chúng ta nhìn vào một ngày làm việc. Những công việc đem lại cơ hội cho sự trưởng thành, sự hoàn thiện cá nhân. Chúng ta có thể làm việc dựa vào năng lực của mình – để học tập, nâng cao kỹ năng, tăng cường khả năng làm việc – hay dựa vào tính cách – trung thực hơn, hiểu biết hơn để lắng nghe ý kiến của người khác, để dừng lại suy nghĩ và lắng nghe tiếng nói của lương tâm. Chúng ta có thể phấn đấu làm thay đổi các hệ thống làm việc và khiến cho chúng có hiệu quả hơn. Sức sáng tạo kỳ diệu xuất hiện khi chúng ta dừng lại để suy nghĩ và lắng nghe.
Tôi đứng lùi lại. Tôi nhìn vào bức tranh lớn. Tôi nhìn các thách thức, nhưng tôi cũng thấy đó là những cơ hội để xây dựng các mối quan hệ và tạo ra sự hiệp lực. Quả là sự khác biệt lớn đối với tôi! Tôi mong có sự định hướng cá nhân, dừng lại để kiểm tra cái la bàn và chiếc bản đồ cuộc đời của mình. Tôi tự hỏi bản thân, nó có phù hợp không? Tôi nhìn vào sức mạnh khi các bộ phận trong con người tôi kết hợp đồng bộ với nhau. Tôi ngạc nhiên trước điều mình học hỏi được khi tôi biết dừng lại và xem xét các quá trình của cuộc sống – những điều xảy ra khi tôi hành động phù hợp với các nguyên tắc. Tôi nhìn thấy một khuôn mẫu, một vẻ đẹp, một trật tự của cuộc sống. Càng liên kết chặt chẽ với các nguyên tắc, tôi càng nhìn thấy nhiều cơ hội. Tôi đang làm được điều gì đó và cảm thấy mình trưởng thành, có sự đóng góp. Tôi đang tạo ra sự khác biệt. Viễn cảnh và sứ mệnh của tôi đang diễn ra, chậm nhưng chắc chắn. Tôi cảm thấy bản thân ngày càng đáng tin cậy hơn. Tôi đang tăng cường sức mạnh của tính cách và năng lực của mình. Niềm tin của tôi vào người khác cũng tăng lên. Thật là kỳ thú.
Đôi khi tình hình khó khăn hơn. Chúng ta mắc phải sai lầm. Chúng ta quay trở lại những thói quen cũ, chạy theo tính khẩn cấp, những mô thức cũ, muốn giải quyết theo cách nóng vội, làm được nhiều mà nhanh – ngay cả khi chúng ta đang hoạt động trong Phần tư thứ II.
Nhưng chúng ta càng thực hành nhiều sự lãnh đạo cá nhân và chuyển vào Phần tư thứ II bao nhiêu, chúng ta càng cảm thấy trưởng thành, có sức sống bấy nhiêu. Nó sẽ không ngừng tốt hơn, nó là sự phát triển đi lên theo đường xoắn ốc. Mỗi bộ phận của cuộc sống sẽ bổ sung cho bộ phận khác, và ngày càng có nhiều điều tốt đẹp hơn.
